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Fondamentaux des Formulaires

 

Introduction

Comme sur les tables et les requêtes, Microsoft Access fournit une zone de dialogue centrale que vous pouvez utiliser pour créer des formulaires : c'est la nouvelle zone de dialogue des formulaires. Pour afficher cette nouvelle zone de dialogue, si aucun objet n'est ouvert, vous pouvez, sur le menu principal, cliquer Insertion - > formulaire. Alternativement, dans la fenêtre des bases de données, vous pouvez d'abord cliquer le bouton Formulaires. Puis, sur la barre d'outils de la fenêtre des bases de données, vous pouvez cliquer Nouveau.

Comme fait pour une requête, avant de créer un formulaire, vous devez décider d'où les données viendraient. Si vous créez un formulaire indépendant dont les champs sont faits de contrôle Windows et dont le contenu ne dépendrait d'aucun champ ou données stockées dans un autre objet, vous pouvez juste procéder en tant que tel, comme si vous développiez une application Windows régulière. Si vous créez un formulaire pour la saisie des données d'une base de données, vous devrez indiquer où ces données viendraient. L'objet peut être une table, une combinaison de tables, une requête, une combinaison de requêtes, ou une combinaison de tables et de requêtes. Si les données d'un formulaire seront basées sur un objet ou un groupe d'objets, vous devez d'abord cliquer cet objet ou groupe d'objets avant de créer le formulaire.

formulaire automatique

Le dispositif appelé Formulaire Automatique est le moyen le plus rapide de créer un formulaire. Pour utiliser le Formulaire Automatique, vous pouvez d'abord sélectionner une table ou une requête sur la fenêtre des bases de données; vous ne devez pas ouvrir l'objet. Si la table ou la requête est sélectionnée dans la fenêtre des bases de données, pour créer un formulaire en une étape, sur la barre d'outils de la base de données, cliquez soit sur Formulaire Automatique s'il apparaît déjà, ou sur la flèche du bouton Nouvel Objet et cliquer Formulaire instantané. Alternativement, alors qu'une table ou une requête est sélectionnée dans la fenêtre des bases de données, mais si elle  n'est pas ouverte, vous pouvez créer rapidement un formulaire sur le menu principal, en  cliquant Insertion - > Formulaire. Si une table ou une requête est déjà ouverte et vous voulez créer un formulaire basée dessus, sur la barre d'outils de la fiche de données Table, ou sur la barre d'outils de la fiche de données requête, vous pouvez cliquer Formulaire Automatique. Vous pouvez aussi cliquer Nouvel Objet, puis cliquer Formulaire instantané.

Une autre technique pour créer un formulaire en utilisant Formulaire instantané est la suivante: affichez d'abord la nouvelle zone de dialogue des formulaires, puis vous pouvez cliquer une des trois options Formulaire instantané et sélectionner l'objet qui contient les données, puis OK.

Étude pratique : Utiliser le Formulaire Automatique

  1. Ouvrez la base de données Rockville Techno que vous avez créée dans la leçon précédente.
  2. Sur la fenêtre de base de données, cliquez Requêtes et sélectionnez la requête information sur les salaires des employés. 
  3. Sur la barre d'outils de la base de données, placez la souris sur Nouvel Objet. Si la pointe affiche
  4.  nouvel objet : Formulaire Automatique, cliquez le donc. S'il affiche autre chose, cliquez la flèche Nouvel objet et cliquer Formulaire instantané.

  5. Après avoir visionné votre formulaire, allez sur la barre d'outils de la base des données et cliquez le bouton sauvegarder 
  6. Acceptez le nom suggéré pour le formulaire  cliquez OK.
  7. Fermez alors le formulaire.

L'Assistant

Pour ce qui est des usages, le formulaire est le point central d'une base de données. Il est utilisé pour afficher, saisir, manipuler, et chercher des données. Puisque les utilisateurs perdent beaucoup de temps en regardant ces formulaires, vous devrez les créer en les rendant aussi attrayants et conviviaux que possible. La conception des formulaires peut prendre beaucoup de temps dans le développement des bases de données, mais Microsoft Access  fournit des moyens rapides de les obtenir.

L'Assistant Formulaire fournit des moyens faciles et rapides pour créer un formulaire. Comme les autres assistants que nous avons utilisés jusqu'ici, celui-ci opère également point par point pour créer un objet. Vous pouvez lancer l'Assistant Formulaire de deux principales manières: à partir de la fenêtre des bases de données ou dans la zone de dialogue Nouveau formulaire. Sur la fenêtre des bases de données, vous pouvez cliquer le bouton Formulaires, puis double-cliquer créer un formulaire à l'aide de l'assistant. Sur la zone de dialogue Nouveau formulaires, vous pouvez cliquer Assistant Formulaire et cliquer OK.

La première page l'Assistant Formulaire vous permet de sélectionner la table ou la requête de départ qui fournira les champs nécessaires pour le formulaire. Une fois que vous avez sélectionné l'objet, à partir de son affichage correspondant aux champs de la boîte de la liste des champs disponibles, vous pouvez sélectionner tous les champs ou décider de ce que vous voulez inclure dans le formulaire.

A la 2ème page, l'Assistant Formulaire vous permet de sélectionner la disposition désirée pour le formulaire. Les formulaires peuvent être conçus dans diverses saveurs : colonne simple, feuille de données, tabulaire, justifié etc...: 

  • Un formulaire colonne simple est utilisé pour afficher des données d'un enregistrement à la fois. C'est un affichage commode pour la saisie et l'analyse de données parce que l'utilisateur peut examiner chaque information pour chacun des enregistrements :
     
    Columnar Form
  • Un formulaire tabulaire affiche ses données sous la forme de table suivant une série continue d'enregistrement. Tous ou presque tous les enregistrements sont présentés dans une disposition simple :



    Il y a trois manières principales de créer un formulaire tabulaire:  dans la zone de dialogue des nouveau formulaires, en utilisant l'assistant Formulaire. Vous pouvez aussi le concevoir.
  • Un formulaire feuille de données ressemble et se confond à une table, il affiche tous les enregistrements possibles en même temps au lieu d'un enregistrement à la fois :


     
    Un formulaire feuille de données est principalement utilisé dans les relations entre tables pour afficher les enregistrements liés à une autre. Il est également approprié pour des personnes préférant travailler dans un environnement feuille de calcul. Cet affichage permet au développeur des bases de données de fournir un aperçu de feuilles à la personne chargée des saisies des données sans conception un design de table ou des formats disponibles.

    Vous pouvez concevoir le même formulaire disponible dans l'aperçu formulaire et dans l'aperçu feuille de données. En fait la plupart des formulaires le sont. Les utilisateurs peuvent basculer de l'aperçu formulaires à l'aperçu feuille de données en cliquant le menu Affichage. Malheureusement, ceci pourrait également permettre aux utilisateurs d'obtenir le formulaire dans l'aperçu conception, et alors ils pourraient le modifier. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs aient accès à l'aperçu conception, mais maintiennent l'aperçu formulaire et l'aperçu feuille de données, vous pouvez créer les menus et les barres d'outils faits personnalisés.

    Il y a deux principales manières de créer un formulaire de feuille de données: en utilisant l'assistant ou  en le concevant.
  • Un formulaire justifié fournit une vue agréable et cohérente. Quand le formulaire est créé, des frontières sont ajoutées aux étiquettes :
     


    La 3ème page de l'assistant formulaires présente les design de formulaires que vous pouvez choisir. Ce sont les design que nous avons créées pour une base de données en utilisant l'assistant des bases de données.

    La 4ème page vous permet de nommer le formulaire.

Étude pratique : Assistant formulaires - Colonne simple

  1. La base de données Rockville Techno devrait encore être ouverte.
    Sur la fenêtre des bases de données, cliquez  Formulaires.
  2. Sur la barre d'outils de la fenêtre des bases de données, cliquez Nouveau.
  3. Sur la zone de dialogue Nouveau formulaires, cliquez Assistant formulaire.
  4. À partir de la boîte bascule, sélectionnez SociétéBiens.
     
    New Form
  5. Cliquez.
  6. Cliquez le bouton sélectionner Tous les champs 
  7. Cliquez suivant.
  8. Acceptez ou sélectionnez la disposition Colonne simple, puis cliquez suivant.
  9. Cliquez modèle Fax et cliquez suivant.
  10. Acceptez le nom du formulaire comme SociétéBiens et cliquez Terminer.
    Un formulaire automatique est créé pour vous.
     
    Company Assets
  11. Pour fermer le formulaire, cliquez son bouton Fermer

Saisie de données sur un formulaire

La saisie de données d'une base de données est principalement exécutée sur des formulaires car ils fournissent de façon convivial les informations. La saisie des données sur un formulaire est exécutée en utilisant des boîtes de textes, des boîtes bascules, et d'autres commandes de contrôle. Sur les boîtes des textes, l'utilisateur saisit des données en la dactylographiant. Sur une boîte bascule, selon la façon dont l'objet a été configuré par le réalisateur de la base de données, l'utilisateur peut devoir sélectionner un seul article à partir de la liste. Dans quelques autres cas, on peut permettre à l'utilisateur de saisir de nouvelles données.

Après avoir saisi ou changé les données sur contrôle, pour passer d'un champ au suivant, la manière la plus sûre est de presser Tab. La plupart de temps, l'utilisateur peut également presser Entrée. La touche Entrée peut ne pas permettre de déplacer le curseur d'une boîte de textes qui contient des multiples lignes de texte (tel qu'un champ créé comme Remarque). Si l'utilisateur passe simplement les données en revue sans exécuter la saisie des données, les touches de déplacement du curseur du clavier peuvent également être utilisées pour se déplacer parmi les champs.

Étude pratique :  Saisir  les données dans un formulaire

  1. La base de données RockvilleTechno devrait encore être ouverte et le bouton Formulaires devrait être sélectionné. Autrement, sur la fenêtre des bases de données, cliquez Formulaires
    Double-cliquez le formulaire Employés pour l'ouvrir.
  2. Dans le premier enregistrement, pour David Phillips, cliquez Adresse et  tapez 10048 Venise Drive.
  3. Pressez Entrée pour se déplacer dans le champ Ville, tapez Bethesda 
  4. Compléter chaque enregistrement en cliquant dans la zone approprié et en dactylographiant les données correspondantes (après chaque enregistrement, cliquez le bouton Enregistrement suivant ).
  5. Fermez le formulaire Employés après exécution de la saisie des données.
  6. Double-cliquez codes dépenses.
  7. Dans le premier codes de dépenses, introduisez au clavier Fournitures de bureau et appuyez Entrée.
  8. Dactylographiez logiciel et appuyez Entrée. 
  9. Dactylographiez imprimante et appuyez Entrée. 
  10. Dactylographiez approvisionnements d'ordinateur et appuyez Tab. 
  11. Dactylographiez location de voitures et appuyez Tab. 
  12. Dactylographiez  Air conditionné et appuyez Tab. 
  13. Dactylographier  repas. 
  14. Pour fermer le formulaire, cliquez le bouton système Fermer
  15. Double-cliquez Codes travail. 
  16. Dans le premier codes travail, introduisez au clavier Régulier et appuyez Entrée. 
  17. Dactylographiez conception Web et appuyez Entrée. 
  18. Dactylographiez saisie de données et appuyer Tab. 
  19. Dactylographiez conception de base de données et appuyer Tab. 
  20. Dactylographiez développement d'application 
  21. Pour fermer le formulaire, cliquez le bouton système Fermer 
  22. Double-cliquez Clientèles. 
  23. Dans la boîte des textes Prénom, dactylographiez Jose et appuyez Entrée. 
  24. Dans la dernière boîte des textes Nom, dactylographiez Marillo et appuyez Entrée. 
  25. Dans la boîte des textes Adresses, tapez Suite 402 Avenue 8012 hérauts et appuyez Entrée.
  26. Dans la boîte des textes Ville, dactylographiez Alexandrie et appuyez Tab. 
  27. Dans la boîte des textes État/province, introduire au clavier  VA et appuyez Tab. 
  28. Dans la boîte des textes Codes postaux, tapez 22031 et appuyez Tab .  
  29. Dans la boîte des textes Pays, dactylographiez USA 
  30. Cliquez dans la boîte des textes Nom de la compagnie et dactylographiez PTN Investors, Inc.
  31. Cliquez dans la boîte des textes Titres contact, tapez  Directeur des investissements et appuyer Tab
  32. Dans la boîte des textes de Numéro de téléphone, dactylographiez (703) 838-4422 et appuyer Tab.
  33. Dans Numéro de fax, tapez (703) 838-5035.
  34. Cliquez dans la boîte des textes Remarques taper PTN  est une société de placement en valeurs mobilières avec des bureaux dans le VA, le MD, et le NY et est intéressée par la technologie de réseau pour ses futures activités.
     
  35. Cliquez projets. Ceci ouvre le formulaire permettant de traiter les projets liés à ce client;
  36. Dans la boîte des textes Nom projet, dactylographiez  PTNC01.
  37. Cliquez dans boîte bascule Responsable projet et sélectionnez David Phillips.
  38. Cliquez dans la boîte des textes Clients N° BC client et taper 1.
  39. Dans la boîte des textes Description du projet, tapez: PTN nous a contacté pendant une année pour fournir l'appui technique à temps partiel pour son réseau informatique existant. Nous serons dans leur bureau chaque mercredi toute la journée.
  40. Dans la boîte des textes facturation totale, tapez 36,250 et appuyez Tab .   
  41. Dans Date de début du projet, taper 180507 et appuyez Tab.  
  42. Dans Date de Fin du projet , tapez 180508.
     
  43. Pour fermer le formulaire, cliquez son bouton Fermer
  44. Sur le formulaire Clientèles, cliquez  Fiches de pointage.
  45. Cliquez la boîte bascule Employés et sélectionnez David Phillips.  
  46. sélectionnez la date dans la boîte des textes, Date d'entrée, tapez 05/18/07 et appuyez Entrée. 
  47. Cliquez  dans la boîte bascule Projets, sélectionnez PTNC01 et appuyez Tab. 
  48. Cliquez dans la boîte bascule codes de travail, sélectionnez régulier et appuyer Tab deux fois. 
  49. Dans le champ heures facturables, sélectionnez  8. 
  50. Dans le champ description du travail, dactylographiez En plus du travail régulier, nous avons remplacé 2 cartes réseau sur le réceptionniste et les postes de travail de mme. Maureen's.
  51. Appuyez Tab pour vous déplacer l'enregistrement suivant du sous formulaire.
  52. Pour l'enregistrement suivant, fixez Date ouverture à 05/25/07 pour le projet PTNC01 sur le travail régulier facturable en 6 heures. Pour la description du travail, dactylographiez un certain temps utilisé pour dispenser une formation à un employé sur les questions  simples de la gestion d'un réseau d'ordinateur.
  53. Dans le sous formulaire Dépenses, cliquez le champ Date.
  54. Écrivez 05/18/07 et appuyez Entrée.
  55. Sur la boîte bascule Projets, sélectionnez PTNC01 et appuyez Entrée.
  56. Cliquez la boîte bascule codes dépenses et sélectionnez Approvisionnements ordinateur.
  57. Cliquez le champ  quantités et tapez 386.10.
  58. Cliquez le champ description du travail, dactylographiez j'ai acheté 5 cartes réseau. Deux ont été utilisées tout de suite. Les pièces de rechange seraient maintenues juste au cas où
  59. Cliquez le bouton Enregistrement suivant
  60. Sur la boîte bascule Employés, sélectionnez Nice, Helene.
  61. Remplacez la date écrite par 05/25/07. 
  62. Dans la  boîte bascule Temps de travail, cliquez le 1er champ vide et tapez 03/25/07. 
  63. sélectionnez nom du projet comme PTNC01. 
  64. Placez code de travail à régulier. Placez heures facturables à 6. 
  65. Dans description du travail, introduisez au clavier a passé deux heures en compagnie de M. Phillips. 
  66. Pour fermer le formulaire, cliquez son bouton Fermer
  67. Sur le formulaire Clients, cliquez le bouton  paiements.
  68. Cliquez la flèche de la boîte bascule méthode de paiement, sélectionnez contrôle  et appuyez Tab.  
  69. Cliquez dans date de paiement, tapez 05/04/07 et appuyez Tab.
  70. Cliquez dans la boîte des textes  quantité de paiement, tapez 8600 et appuyez Tab.   
  71. Pour fermer le formulaire paiements, cliquez son bouton Fermer
  72. Dans le formulaire Clients, cliquerz projets pour tout passer en revue.
     
  73. Fermer le formulaire des projets.

Imprimer

Bien que ne faisant pas partie de leur rôle principale, les formulaires fournissent des moyens rapides d'imprimer des données, particulièrement en l'absence des rapports désirés. Il y a diverses questions liées à l'impression avec les formulaires, y compris imprimer tous les enregistrement ou juste certains d'entre eux.

Vous pouvez imprimer un formulaire sans l'ouvrir . Une fois que vous connaissez le formulaire que vous voulez imprimer, localisez son nom dans la fenêtre des bases de données, droit- cliquez le et cliquez Imprimer. Tous les enregistrements sur le formulaire seront imprimés.

Quand un formulaire est ouvert, vous avez l'option d'imprimer tous ses enregistrements ou de faire une sélection. Une fois dans l'aperçu des formulaires, vous pouvez cliquer la touche "IMPRIMER" sur la barre d'outils. Pour imprimer juste un enregistrement, sélectionnez l'enregistrement que vous voulez imprimer, cliquez la barre de choix du formulaire pour choisir l'enregistrement. Sur la barre d'outils de l'aperçu  formulaire, cliquez la touche "IMPRIMER".

Étude pratique : Impression des formulaires

  1. Le formulaire Clienttèles devrait encore être ouvert.
    Cliquez projets pour ouvrir les projets associés. Puisque nous avons seulement un projet de ce client, nous imprimerons juste cet enregistrement.
  2. Sur la barre d'outils de l'aperçu formulaire, cliquez la touche "IMPRIMER" . Notez que le travail va directement à l'imprimante et met en marche l'imprimante.
  3. Fermez le formulaire Projets et fermez le formulaire Clients.
  4. Sur la fenêtre des bases de données, double-cliquez les Employés. 
  5. Pour sélectionner le 3ème employé, double-cliquez le bouton Enregistrement suivant   

  6. Après s'être assuré que l'enregistrement désiré s'affiche, dans notre cas, le 3ème enregistrement, sur le menu principal,  cliquez Fichier - > imprimer…
  7. Sur la zone de dialogue de l'impression, cliquez le bouton station Enregistrements sélectionnés
  8. Cliquez OK.
  9. Vérifiez que seulement l'enregistrement de l'employé sélectionné a été imprimé.
  10. Maintenant nous imprimerons les enregistrements de 2 à 4.
  11. Dirigez-vous pour enregistrer No.2.
  12. Cliquez la barre de sélection de l'enregistrement.
     
  13. Appuyez et maintenez MAJ. et double-cliquez bouton enregistrement suivant pour afficher l'enregistrement de Lester Vaughn (quoique enregistrement # affiche toujours 2)
  14. Libérez MAJ.
  15. Sur le menu principal, cliquez Fichier - > imprimer… 
  16. Sur la zone de dialogue de l'impression, cliquez le bouton station Enregistrements sélectionnés et cliquez OK.
  17. Vérifiez que les enregistrements de 2 à 4 ont été imprimés.
  18. Fermez le formulaire Employés.
 

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