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Champs de base de données sur une feuille

 

Introduction aux champs de données

 

Une base de données à partir de zéro

A Database From Scratch

Commencer une base de données à partir de zéro vous permet de créer et d'y ajouter des éléments selon votre convenance. En utilisant ce processus, l'avantage principal est que vous mettrez autant de commandes possibles sur votre base de données, étant entendu que vous créerez vous même tous vos objets. L'inconvénient est que vous ne bénéficierez pas de la disposition originale que l'assistant des bases de données offre. Créer une base de données à partir de zéro est simple. Il suffit, à partir d'une base de  données blanche,  d'ajouter les différentes composantes. Naturellement, il faut à la base étudier comment effectuer quelques changements. Vous pourrez modifier quelques aspects d'une base de données créée en utilisant l'assistant des bases de données.

Pour créer une base de données à partir de zéro, lorsque vous venez juste de lancé Microsoft Access, vous pouvez sélectionner le premier bouton station. Mais si vous avez déjà commencé Microsoft Access, vous pouvez afficher la zone de dialogue Nouveau et, dans l'étiquette générale, sélectionner Base de données. Créer une base de données à partir de zéro signifie également que vous créez un fichier de base de données qui ne contient aucun objet(une feuille blanche). Par conséquent, la première chose  que vous devez d'abord faire est de donner  un nom à ce fichier.

Étude pratique : Créer une base de données à partir d'une feuille blanche

  1. Lancez Microsoft Access.
  2. Cliquez Fichier et sélectionnez Nouvelle base de données.  
  3. Dans Nouvelle base de données, cliquez Base de données vide.  
  4. Introduisez le nom Lycée de chêne rouge.
  5. Cliquez Créer.

Objet et champs des bases de données

Un champ est un objet utilisé pour accueillir, contenir, ou stocker l'information d'une base de données. Avant qu'un tel objet puisse exécuter sa fonction, il doit d'abord être créé. Dans le sens strict, les champs les plus importants ou les plus régulièrement utilisés d'une base de données sont créés sous la forme d'une table; mais comme nous avons mentionné dans les sections précédentes, les tables peuvent ne pas être les fenêtres les plus conviviales à présenter à un utilisateur pour la saisie de données. Pour cette raison, les champs peuvent et devraient également être créés sur d'autres fenêtres.

Le processus de rendre un champ disponible dépend du type d'objet qu'il abritera et probablement, de comment ce champ sera utilisé. Ceci mène à deux catégories de champs: ceux qui peuvent recevoir ou stocker l'information et ceux qui peuvent seulement la présenter ou la l'afficher. Tous les champs d'une table, particulièrement dans Microsoft Access, sont créés pour stocker des données. Cependant, les champs sur presque tous les autres objets (Requêtes, Formulaires, Etats) peuvent être faits de combinaisons de champs d'une table déjà existante; ils peuvent  aussi être créés indépendamment de n'importe quelles données existantes ou non.

La feuille de données d'une table et ses champs

 

Disposition d'une table

Pour rendre les champs disponibles sur une table, vous devez créer chacun d'eux. Avant d'ajouter les champs, vous devez d'abord créer la table. Il y a diverses techniques disponibles. Nous avons déjà vu comment utiliser l'assistant table pour créer une table. Une autre technique consiste à présenter la table comme si vous faisiez entrer des données. Dans ce Mode feuille de données, vous pouvez créer, ajouter, ou insérer un champ. Vous pouvez également ajouter des champs à une table qui a été créé en utilisant l'assistant table. La dernière technique que vous pouvez utiliser consiste à concevoir la table.

   

Pour créer une table dans Mode feuille de données, sur la fenêtre des bases de données, vous pouvez cliquer Tables, double-cliquez Créer une table en entrant des données et saisir les données. Alternativement, sur la barre d'outils de la fenêtre des bases de données, vous pouvez cliquer le bouton Nouveau. Vous pouvez également cliquer Insertion - > Table dans le menu principal. Une de ces techniques affichera la zone de dialogue Nouvelle table où vous pouvez cliquer Mode feuille de données et cliquer OK.

Étude pratique : Visionner une table en Mode feuille de données

  1. Pour créer une nouvelle base de données, sur le menu principal, cliquez Fichier - > Nouvelle base de données…
  2. Sous Créer, cliquez Base de données vide.
  3. Changez le nom du fichier en Crème glacée de Clarksville et cliquez Créer.
  4. Pour créer une nouveau table, sur le menu principal, cliquez Insertion - > Table.
     
  5. Sur la zone de dialogue Nouvelle table, s'assurer que Mode feuille de données est sélectionné et cliquez OK.
         

La barre des titres

Une table est une fenêtre rectangulaire. Au dessus, il présente une barre des titres. La barre des titres contient l'icône d'une table . L'icône de la table fournit un menu qui vous permet de réduire au minimum, maximiser, restaurer ou fermer la table. La section centrale de l'icône de table est formellement la barre des titres. Comme la plupart des fenêtres automatiques régulières, la section droite de la barre des titres présente les boutons système.

Colonnes et rangées

Imaginez que vous créez une liste de personnes avec qui vous avez un certain type de rapport. La liste peut commencer par les noms suivants : Facture, James, Hermine, et Khan. Ce type de liste est considéré comme unidimensionnel parce que tous ses articles sont adaptés à une catégorie. Afin de créer une liste plus significative, vous pouvez vouloir inclure les adresses email de ces personnes et probablement toute autre information relative. Si vous incluez ces informations additionnelles dans la même catégorie, le tout deviendra confus. Pour arranger la liste, vous créerez des catégories. Voici un exemple :

Noms adresses e-mail Numéro de téléphone Rapport
Facture bill@yahoo.com Ami
James jamesemail.com (102) 399-2893
Hermine (101) 447-8384 Cousin
Khan @Khan.com

Ce type de présentation vous permet de vous référer à une information par sa catégorie. C'est la base d'une table. Une table est une liste bidimensionnelle d'articles de sorte que les articles soient arrangés par  catégories. Une série complète ou inachevée d'articles qui représentent chaque catégorie s'appelle un enregistrement. Par conséquent, une table peut être représentée comme suit :

Dans le monde du développement des bases de données, une catégorie est représentée par une colonne. Parfois ça s'appelle également un champ. Un enregistrement est représenté par une rangée. Pour organiser mieux son information, chaque colonne d'une table doit avoir un nom (unique). Par défaut, Microsoft Access crée une table avec des colonnes appelées Champ1, Champ2, Champ3, etc. Par défaut, une table commence avec 10 colonnes. Vous pouvez en rajouter ou en supprimer.

Par défaut, une table commence avec 21 rangées. Le nombre de rangées augmente au fur et à mesure qu'un utilisateur ajoute des enregistrements. Le nombre de rangées diminue si vous supprimez des enregistrements. Comme nous l'apprendrons plus tard, supprimer une rangée est complètement différent de supprimer une colonne. 

Cellules d'une table

Bien qu'une table soit principalement identifiée par une liste disposée de colonnes et des rangées, celles-ci sont à peine importantes pour l'utilisateur. Chaque colonne et chaque rangée font une intersection créant une boîte rectangulaire appelée cellule. La cellule est réellement l'objet qui contient les données d'une table. Une cellule contient uniquement un élément d'information. Le créateur de la base de données décide de quel type d'information entrerait dans une cellule :

Les barres coulissantes

Si vous commencez à saisir des données dans une table et il y a plus d'enregistrements que la taille de la table ne peut afficher, la table sera équipé d'une barre coulissante verticale. La barre coulissante verticale vous permettra de vous déplacer sur la feuille de données. Elle est vraiment utile lorsqu'une table a plusieurs enregistrements qui ne peuvent apparaître d'un seul trait, et ceci se produira automatiquement. De la même manière, si une table contient un ou plusieurs enregistrements que la largeur de la table ne peut afficher, la table sera équipée d'une barre coulissante horizontale :

La présence ou l'absence de l'une ou des deux barres coulissantes est automatiquement contrôlée par le logiciel d'exploitation. Puisque vous ne donnerez pas souvent accès aux tables à vos utilisateurs, vous ne devriez pas être concernés par la gestion des barres coulissantes. Si vos utilisateurs doivent utiliser une table, ils doivent savoir utiliser une barre coulissante.

Boutons de navigation de tables

Le côté gauche inférieur d'une table est pourvu de cinq boutons utilisés pour naviguer dans la table ou pour créer des enregistrements, et d'une boîte des textes. Chaque bouton joue un rôle spécifique :

Objets Rôles
Premier enregistrement : permet de se déplacer dans le premier enregistrement de la table
Enregistrement précédent : permet de reculer d'un enregistrement (s'il y en a un) à partir de l'enregistrement courant 
Indicateur d'enregistrement : Affiche le numéro représentant l'enregistrement courant
Enregistrement suivant: permet de vous déplacer vers le prochain enregistrement
Dernier enregistrement : Vous laisse vous déplacer au dernier enregistrement de la table
Nouveau enregistrement : Permet d'inscrire un nouveau enregistrement sur la table
 
 

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