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Champs des bases de données sur les formulaires et les états 

 

Champs communs aux formulaires et aux états

 

Introduction

Comme nous avons vu dans les leçons précédentes, les champs sont créés sur une table et à partir de là, ils peuvent être ajoutés à une requête. Selon la façon dont Microsoft Access traite les champs, un champ ne peut pas être créé  sur une table comme une combinaison d'autres champs ou comme si c'était une expression (à moins que le champ soit créé en tant que « champ consultatif »). Au lieu de cela, les champs sur une table sont principalement créés pour stocker des données. D'une part et nous verrons dans les prochaines leçons, un nouveau champ peut être ajouté à une requête comme combinaison, à travers une expression des autres champs. Les formulaires et les états présentent ici la même solution. En plus de pouvoir utiliser tous les champs d'une table ou d'une requête, un nouveau champ peut être ajouté à un formulaire ou à un état. C'est pour cela que les formulaires et les états se servent des objets appelés les contrôles Windows. En d'autres termes, les champs d'un formulaire ou d'un état sont créés par des contrôles Windows.

 

Les étiquettes

Une étiquette est un objet statique qui présente un mot ou un groupe de mots. L'utilisateur ne peut pas (directement) changer la valeur qu'une étiquette affichée. Par défaut, une étiquette s'affiche sous un fond gris.

Boîtes des textes

Une boîte des textes est un objet rectangulaire avec un fond blanc et des extrémités épaisses. Sur un formulaire, une boîte des textes présente une information à l'utilisateur, elle présente aussi les données demandées par l'utilisateur, ou fait tous les deux. Sur un état, une boîte des textes est utilisée comme une étiquette à savoir afficher une information qui peut être  imprimée.

Une boîte des textes peut ne pas être assez explicite pour indiquer à quoi elle est destinée. Pour cette raison, elle est habituellement placée à côté d'une étiquette. L'étiquette est habituellement placée au dessus, ou vers la gauche, de la boîte des textes qu'elle accompagne. Pour cette raison, une boîte des textes est baptisée du nom de l'étiquette près de laquelle elle est située. Et dans cet  emplacement par exemple, si une boîte des textes est placée au dessous ou du côté droit d'une étiquette qui affiche le Nom, la boîte des textes s'appellera « la boîte des textes Nom ».

Boîtes bascules

Une boîte bascule est un type de boîte de textes qui affiche un article sélectionné dans une liste préexistante. Sur un formulaire, pour changer un article dans une boîte bascule, vous pouvez cliquer sa flèche et faire votre sélection à partir de la liste. Sur un état, une boîte bascule apparaît en tant que tel seulement dans la création. Elle affiche seulement les données qui peuvent être imprimées. Bien qu'elle dépende de la configuration du programmeur de la boîte bascule, on peut ne pas permettre à l'utilisateur d'écrire dans une boîte bascule quelque chose qui n'est pas une partie de la liste préconçue.

Boutons de navigation

Les formulaires et les états sont équipés des mêmes boutons de navigation utilisés sur des tables (et les requêtes). Ici, ils sont utilisés pour naviguer vers la  gauche ou vers la  droite, vers les enregistrements précédents ou suivants, et non de bas vers le haut.

Objet Rôle
Premier enregistrement : permet de  se déplacer sur le  premier enregistrement
enregistrement précédent: permet de  s'écarter d'un enregistrement (s'il y a plus d'un), de s'écarter de l'enregistrement en cours
Indicateur d'enregistrement : affiche le chiffre représentant l'enregistrement courant
enregistrement suivant: permet de se déplacer à un enregistrement en avant
Dernier enregistrement : permet de se déplacer au dernier enregistrement 
Nouvel enregistrement : crée un nouvel enregistrement sur un formulaire.
Puisque vous ne pouvez pas créer un nouvel enregistrement sur un état, ce bouton n'est pas disponible dessus
 

Étude Pratique Étude Pratique: Passer en revue les contrôles sur les formulaires et les états

  1. Démarrez Microsoft Access et ouvrez la base de données Rockville Techno que vous avez commencée.
  2. Sur la fenêtre des bases de données, cliquez Formulaires. Double-cliquez le formulaire clientèle  pour l'ouvrir. 
  3. Sur le formulaire clientèle, cliquez fiches de pointage.
     
  4. Notez l'étiquette Employé et l'étiquette Date Entrée.
  5. Notez en outre la boîte bascule Employé.
  6. Notez également la date écrite, et les boîtes des textes Total dépenses et Total heures.

Champs des formulaires

 

Introduction

Microsoft Access est une application MDI. Ceci signifie qu'il vous permet d'ouvrir beaucoup d'objets, tels que différents formulaires et/ou états en même temps. Ceci vous permet de muter d'une fenêtre à l'autre pour exécuter la saisie de données sur des objets y relatifs.

Un formulaire, par sa conception, fournit une interface plus conviviale et devrait rendre sa navigation facile pour l'utilisateur. Pour fournir cette fonctionnalité, un formulaire peut être équipé de divers types de contrôles Windows. Certains objets sont utilisés seulement pour l'affichage des informations à l'utilisateur. Certains autres objets permettent à l'utilisateur de changer les données.

Les sous formulaires

Un sous formulaire est un formulaire qui « est collé » ou inclus dans un autre formulaire. Il est utilisé pour afficher les données relatives qui peuvent être accessibles à un autre formulaire.

Sélecteur d'enregistrement

Un formulaire est équipé d'un secteur spécial qui permet de sélectionner l'enregistrement s'affichant à l'instant. Le sélecteur d'enregistrement est du côté gauche immédiat à l'extrémité gauche du formulaire. Le sélecteur d'enregistrement n'est pas disponible sur tous les formulaires. Le concepteur de la base de données décide de sa disponibilité ou non.

Étude Pratique Étude pratique : Passer en revue les contrôles sur les formulaire

  1. Notez Durée du travail et Frais et leurs formulaires secondaires.
  2. Pour visionner la conception du sous formulaire, droit-cliquez la barre des titres Fiches de pointage du formulaire et cliquez création de formulaire.
     
  3. Après avoir visionné la fenêtre du  formulaire, fermez la. 

Etats et contrôles

 

Introduction

 Comme un formulaire, un état utilise les mêmes étiquettes, boîte de textes, boîte bascule, et  boîtes de liste des contrôles. Comme mentionné déjà, l'aspect des contrôles ne peut être imprimé comme nous verrons en étudiant les propriétés des contrôles, le fond et les extrémités des contrôles peuvent être changés pour des raisons d'esthétique. De tels fonds et extrémités peuvent être imprimés.

Les sous états

Un sous état est un état additionné à un état parent dans une disposition maître-détail. Il permet à l'utilisateur de regarder les données de différentes tables, et ceci dans le but d'afficher un état plus réaliste. Bien que jouant les mêmes rôles, les sous formulaires et les sous états ne sont pas exactement créés de la même manière.

Étude Pratique Étude pratique : Passer en revue les contrôles des états

  1. Sur le formulaire Fiche de pointage, Cliquez Projet Fiche de pointage.
  2. Pour visionner la conception d'un sous état, sur le menu principal, cliquez Affichage - > Mode création
  3. Notez dans les sections Détails, les sous états de Durée du travail et de Frais .
  4. Pour Visionner l'état, sur le menu principal, cliquez Affichage - > imprimer projet.
     
  5. Fermez l'état des fiches de pointage.
  6. Fermez le formulaire des fiches de pointage.
  7. Fermez le formulaire Clientèle.

Création des champs des formulaires et des états

 

Création des champs communs aux formulaires et aux états

Les formulaires fournissent une vue plus conviviale sur la saisie des données à l'utilisateur principal de la base de données. En tant que tel, vous passerez beaucoup de temps à les observer, pour comprendre comment ils fonctionnent et pour vérifier leur efficacité. Même lorsque vous créez un produit avec l'assistant bases de données, vous vous rendrez compte le plus souvent que les divers objets manquent des champs importants pour mieux comprendre le rôle de ces objets, ou de la base de données elle-même, autant qu'un logiciel a besoin de quelques objets en plus.

Comme nous l'avons déjà apprise, la manière la plus rapide d'obtenir les formulaires et les états est d'utiliser l'assistant bases de données. Même si vous créez votre base de données à partir de zéro, vous pouvez encore utiliser Formulaires automatiques ou État automatique pour obtenir  très facilement les objets disponibles. En effet, l'assistant bases de données a été configuré pour créer seulement un nombre limité d'objets. Si vous avez besoin d'objets additionnels, vous pouvez en créer vous-même. Si vous voulez contrôler tout ou presque tout sur les formulaires et les états, vous devrez entrer dans Mode Création.

Pour ajouter des champs à un formulaire ou à un état, vous devez afficher l'objet dans Mode Création. Ceci vous donne accès à la boîte à outils de contrôles qui héberge certains contrôles Windows utilisés sur les formulaires et les états.

Insertion des champs sur les formulaires et les états

Les données sur les champs des formulaires et des états tombent dans trois catégories principales : champs provenant directement d'une table ou d'une requête, champs créés d'une combinaison des champs existants et des champs indépendants de tous les autres champs. Les techniques créant ces champs sont différentes mais un champ créé à partir d'une technique peut être changé en une autre catégorie selon les besoins.

Si vous voulez utiliser un champ dans lequel se trouve déjà une partie d'une table ou d'une requête, ou si en créant un formulaire ou un état vous devez indiquer la liste des champs, il y a trois principales manières de procéder :

  • Dans Nouveau formulaire ou dans les zones de dialogue Nouvel état; ou si vous utilisez l'assistant formulaires ou celui des états, vous pouvez sélectionner l'objet (table ou requête) pour prendre la liste des champs à partir de la boîte bascule.
     
    Selecting an object from the New Form's combo box
  • Si vous avez déjà commencé un formulaire ou un état et qu'il apparaît en Mode Création, mais vous n'avez pas encore sélectionner la table ou l'état qui contient la liste des champs, sur la fenêtre Propriétés du formulaire, vous pouvez cliquer la flèche du champ Source et sélectionner la table ou la requête à partir de la liste.
  • Si vous voulez utiliser seulement une liste de champs d'une table sélectionnée ou d'une requête, commencez le formulaire ou l'état en Mode Création sans sélectionner un objet. Puis, sur la fenêtre Propriétés, cliquez l'étiquette Source et cliquez son bouton points de suspension. Ceci vous permettra d'utiliser le constructeur des requêtes pour créer une requête qui est une liste des champ nécessaires. Après avoir créé la requête, cliquez Terminer. Sa liste des champs affichera seulement les champs précédemment sélectionnés

Pour ajouter un champ à un formulaire ou à un état, vous pouvez cliquer un contrôle de la boîte à outils et cliquer formulaire ou état, ou traîner un champ de la liste des champs vers le  formulaire ou l'état.

Introduction à un projet de formulaire

Quand il est affiché, un formulaire se présente comme une boîte rectangulaire faite d'un bouton de sélection du formulaire (Form Selector), de deux règles Vertical Ruler et Horizontal Ruler), de deux barres de défilement (Vertical Scroll Bar et Horizontal Scroll Bar), d'une barre horizontale marquée Détail (Detail Bar), et d'un secteur gris (Detail Section) :

Par défaut, un formulaire présente une section désignée sous le nom de  section Détail. Cette section commence à partir de la barre Détail jusqu'à l'extrémité inférieure de la section.

En plus de la section Détail, un formulaire peut être équipé des sections additionnelles. Pour ajouter ces sections, vous pouvez :

  • Droit-cliquer le milieu du formulaire et cliquer Entête/ Pied de page ou Entête /Pied de formulaire.
  • Sur le menu principal, vous pouvez cliquer Affichage et cliquer Entête/ Pied de page ou Entête/ Pied de formulaire.

Si vous cliquer Entête/ Pied de formulaire après avoir droit-cliqué le formulaire, deux nouvelles sections seront ajoutées au formulaire : la section Entête de formulaire au dessus et la section  Pied de formulaire au fond :

Bien que ces deux sections soient ajoutées, vous pouvez réduire complètement une d'entre elles de sorte qu'elle n'apparaîtra pas à l'utilisateur. Par conséquent, vous pouvez garder une section et cacher l'autre. Si vous créez un formulaire en utilisant l'assistant formulaire, les deux sections Entête et pied de formulaire sont ajoutées mais elles sont complètement réduites de manière à ne pas apparaître à l'utilisateur. Si vous voulez les afficher à l'utilisateur, vous devez les dilater.

Si vous cliquez Entête/Pied de page après avoir droit-cliqué le formulaire, deux sections seront ajoutées au formulaire :  les sections Entête de page et Pied de page. Ces sections n'apparaîtront pas à l'utilisateur. Elles apparaissent seulement si l'utilisateur décide d'imprimer un formulaire, dans ce cas elles apparaissent sur le papier imprimé. Comme les sections du formulaire, vous pouvez afficher indifféremment  l'Entête de page et le pied de page.

Pour créer un champ sur un formulaire, vous pouvez cliquer un contrôle sur la boîte à outils et cliquer une des sections. Vous pouvez également traîner un contrôle à partir de la liste des champs jusqu'à une section du formulaire. Normalement, vous êtes permis d'ajouter n'importe quelle contrôle sur n'importe quelle section mais il y a des instructions que vous devrez suivre :

  • Vous devrez ajouter dans la section Entête de formulaire un contrôle qui affichera un message commun à tous les enregistrements. Un exemple serait le titre du formulaire puisque l'entête de formulaire apparaît sur le formulaire. Un tel champ peut être créer indépendamment de n'importe quel autre champ. Dans certains cas, vous pouvez également inclure une expression qui peut rappeler à l'utilisateur les données sur l'enregistrement courant. Vous pouvez également ajouter le logo d'une compagnie à l'entête de formulaire et ainsi, il peut afficher la même chose pour tous les enregistrements.
  • La section Détail est la section  généralement la plus utilisée d'un formulaire. Elle peut être utilisée pour afficher n'importe quel contrôle. C'est également l'endroit préféré pour afficher l'enregistrement courant d'un formulaire. Chaque formulaire (en principe) doit avoir une section Détail.
  • Comme mentionné déjà, les sections Entête de page et Pied de page n'apparaissent pas à l'utilisateur. Si vous permettez aux utilisateurs d'imprimer un formulaire, vous pouvez ajouter ces sections et créer des champs sur elles. Si vous pensez que les utilisateurs n'imprimeraient pas de formulaire ou si vous empêchez ceci, vous pouvez utiliser ces sections pour ajouter les contrôles qui peuvent être utilisés pour le formulaire ou la base de données. Cependant elles  doivent être cachées à l'utilisateur (par exemple, si vous ne voulez pas déclarer les variables (VBA) dans Microsoft Access, vous pouvez alors inclure des pseudo variables dans les sections page et vous reporter à ces pseudo variables dans vos expressions; ces pseudo variables peuvent être ajoutées comme des contrôles normaux et leur contenu serait utilisé comme variables: Vous vous rendez alors compte que de telles contrôles ne doivent  pas être portés à la connaissance de l'utilisateur).

Étude Pratique Étude pratique : Créer les champs des formulaires

  1. La base de données Rockville Techno devrait encore être ouverte.
    Sur la fenêtre des bases de données, cliquez formulaire. Puis, sur le menu principal, cliquez Insérer - > formulaire
     
    New Form
  2. Sur la zone de dialogue du Nouveau formulaire, s'assurer que Mode Création est sélectionné et que la boîte bascule est vide. Cliquez OK.
  3. Si la boîte à outils ne se voit pas, sur la barre d'outils création du formulaire, cliquez boîte à outils
    Sur la boîte à outils, cliquez la boîte des textes et cliquez n'importe où dans la section  Détail (le secteur large sous la barre Détail).
  4. Pour ajouter deux nouvelles sections, droit-cliquez la section Détail et cliquez Entête/ Pied de formulaire.
  5. Pour sauvegarder le formulaire, sur la barre d'outils Création du formulaire, cliquez le bouton Save
  6. Dactylographiez ContactBureauEmployés comme nom du formulaire et validez par Entrer.
  7. Fermez le formulaire.

Introduction à la création d'un état

Par sa structure, un état ressemble à un morceau de papier que vous pouvez utiliser pour préparer une information imprimable par l'utilisateur. Comme un formulaire, un état est rédigé grâce à un bouton de sélection à deux règles, à deux barres de défilement, et à une section  Détails. À la différence d'un formulaire, par défaut, un état présente des sections Entête de page et Pied de page :

Report Design

Comme vous pouvez le voir, un état apparaît avec trois sections par défaut. Comme un formulaire, vous pouvez ajouter une autre section au dessus et deux autres au fond de l'état. Pour ce faire, vous pouvez droit-cliquer le corps de l'état et cliquer Entête/ Pied de page. Vous pouvez également cliquer Affichage - > Entête/ Pied de page  sur le menu principal de l'état. En plus, à la différence d'un formulaire, vous pouvez créer autant de sections sur un état que vous désirez. Ceci est désigné sous le nom de groupes de champs. Nous passerons en revue cet aspect dans la leçon 26.

Comme mentionné pour le formulaire, vous pouvez ajouter n'importe quelle contrôle dans n'importe quelle section de l'état mais, à la différence d'un formulaire, il est très important de savoir utiliser les sections d'un état car elles ont une plus grande influence sur le produit imprimé.

Étude Pratique Étude pratique : Créer les champs des états

  1. Sur le menu principal, cliquez Insertion - > Etat
     
    New Report
  2. Sur la zone de dialogue Nouvel état, s'assurer que Mode Création est sélectionné et la boîte bascule est vide. Cliquez OK.
  3. Pour ajouter un contrôle, sur la boîte à outils, cliquez la boîte des textes et cliquez n'importe où dans la section Détail
  4. Pour ajouter deux nouvelles sections, droit-cliquer n'importe où dans l'une ou l'autre section de l'état et cliquez Entête/ Pied de page de Rapport.
  5. Pour sauvegarder l'état, sur la barre d'outils de Création de l'Etat, cliquez le bouton Économiser
  6. Dactylographiez Biens comme nom de l'état et cliquez OK.
  7. Fermez l'état.

Résumé de leçon

 

Matières de MOUS (Microsoft Office User Specialist)

S22 Mutez entre les affichages d'un objet
S17 Utilisez la boîte à outils des contrôles pour ajouter des contrôles
 

Exercices

 

Yugo National Bank

  • Ouvrez la base de données Yugo National Bank. Commencez un nouveau formulaire dans Mode Création. A partir de la boîte à outils, ajoutez deux boîtes des textes à la section de détails. enregistrez le formulaire comme TypesCompte et le fermer
 

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