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Introduction aux types de données

 

Vue d'ensemble des types de données

 

Introduction

 

Un type de données représente le genre d'information qu'un champ particulier devrait ou doit contenir. Chaque champ dans vos objets de base de données (tables, formulaires, et états) devrait avoir un bon type d'information et c'est votre rôle de lui trouver des informations appropriées. Ceci vous aide tous, l'utilisateur et vous qui exécutez la saisie des données. En outre, une bonne conception vous causera moins de maux de tête pendant le calcul des expressions créées.

Imaginez que vous essayez de multiplier Nom par DateLoué. Autant que vous le pouvez, vous devrez vous assurer que le bon genre de données est introduit au clavier dans le bon champ.

L'aide de Microsoft Access vous permet d'exclure les catégories des données dans certains champs de la base de données. En utilisant cette aide, vous pouvez vous assurer que l'utilisateur ne dactylographiera pas la date du contrat à la place du nom du projet de contrat. Pour contrôler les différents types d'information que vous écrivez dans une base de données, l'aide de Microsoft Access vous permet d'organiser les données par catégories.

Techniques d'entrée des paramètres des propriétés

Pour rendre votre base de données efficace dans certaines circonstances ou selon le projet (ou le client), vous devrez utiliser autant de contrôles que possible pendant la saisie de données. Cet aspect est la plupart de temps recommandé à deux niveaux : dans les tables et dans les  formulaires. Pour entrer des paramètres dans une table, un environnement de bases de données comme Microsoft Access fournit des types de données. Pour indiquer un type de données pour un champ dans une table, vous devez ouvrir la table en mode création et sélectionner un type de données dans la colonne type de données pour le champ correspondant. Puisque la liste des types de données peut vous sembler courte, chaque type de données fournit une certaine configuration qui vous permet de configurer comment les données dans ce champ seraient sélectivement saisies ou se présenteraient. Pour ce faire, après la sélection des données, saisissez le type de données, vous pouvez composer ou configurer le champ et saisir le type de données dans la colonne de la section inférieure de la table.

Après qu'un champ ait été configuré dans une table, quand ce champ est utilisé dans un formulaire, il respectera le formatage qui a été fait dans la table. Même si vous créez un champ non lié sur un formulaire, vous pouvez encore contrôler comment il va accepter ou rejeter les données. Par conséquent, la saisie de données peut également être configurée au niveau du formulaire. Pour fournir cette fonctionnalité, un formulaire fournit les mêmes propriétés que la partie inférieure en mode création d'une table.

Pour contrôler plus loin comment les données sont saisies et/ou comment elles sont présentées dans un champ, la table en mode création et la fenêtre des propriétés dans le projet du formulaire fournissent des champs spéciaux.

La partie plus inférieure en mode création de la table est faite de deux sections : les pages de propriété sur la gauche inférieure et la section aides des propriétés sur la droite inférieure. Le genre  de données que vous placez dans un champ par les contrôles supérieures de la section, s'affichent dans la section inférieure de l'affichage. La page générale des propriétés de contrôle offre des dispositions régulières communes aux types de données sélectionnées:

Taille de champ : La propriété taille de champ est disponible pour un type de données et puisque les types de données sont indiqués seulement dans une table, elle est disponible seulement dans une table. La taille d'un champ dépend du type de données sélectionnées mais elle est disponible seulement pour le texte et les nombres.

Format : La propriété format est utilisée pour indiquer comment les valeurs d'un champ devraient se présenter.

L'étiquette de consultation vous permet d'indiquer un dispositif qui est particulier à un type de données spécifique de la section supérieure du champ.

Une fois que vous avez sélectionné un type de données pour un certain champ dans la section supérieure de l'affichage, ce type de données fournira ses propres sous-catégories. Pour afficher les sous-catégories d'un type de données, sélectionner les données saisies dans la section supérieure de l'affichage.

Chaînes et types de données

 

Introduction 

Nous avons défini une chaîne comme un texte vide, une lettre, un mot ou un groupe de mots considérés « comme tel ». Ce type de données est créé sur une table en sélectionnant le type de données des textes. Un type de données des textes permet à l'utilisateur de dactylographier n'importe quel genre de caractères ou groupe de caractères. Ce champ peut supporter jusqu' à 255 caractères.

Etude Pratique Étude pratique : Réglage des types de données appropriés

  1. Dans les ressources qui accompagnent ce livre, copier la base de données Rockville Techno1 dans votre dossier d'exercices et l'ouvrir.
  2. Dans la fenêtre de la base de données, cliquez Tables. Dans Tables sélectionnez et ouvrez la table Employés et le muter en mode création.
  3. Notez que le type de données par défaut de la plupart des champs est texte.

Taille d'un champ

La taille d'une chaîne est habituellement considérée comme le nombre de caractères qu'elle contient ou peut  contenir. En créant un champ qui stockerait un texte, la taille par défaut fournie est de 50 caractères, car le numéro 50 est placé dans la propriété taille de champ. Vous pouvez donc diminuer ou augmenter cette taille pour n'importe quel chiffre entre 1 et 255. La valeur par défaut 50 est assez courte dans la plupart des cas, pour fournir la description d'un produit. Dans quelques circonstances, vous pouvez devoir définir une valeur différente.

En plaçant la propriété taille de champ par elle-même, la base de données estime que l'utilisateur peut seulement dactylographier autant de caractères. Par exemple, il est très difficile d'avoir un prénom d'une personne qui est de 50 caractères. Dans ce cas-ci, vous pouvez sans risque ramener le nombre de caractères à 20 ou à 30. D'autre part, si vous créez un champ, il est difficile de prévoir sa la longueur. Vous pouvez donc définir la longueur à une valeur raisonnable. Il y a d'autres manières de diminuer le nombre de caractères permis dans un champ. Par-dessus tout, vous devrez pouvoir prévoir les types de valeurs qui seront écrites dans un champ.

Etude PratiqueÉtude pratique : Réglage des tailles de champ

  1. Dans la section supérieure de l'affichage, cliquez FirstName.
  2. Dans la section inférieure de l'affichage, cliquez taille de champ et tapez 20.
    Ceci permettra à l'utilisateur de dactylographier seulement 20 caractères.
  3. Dans la section supérieure de l'affichage, cliquez MI et appuyer F6 pour déplacer le signe d'insertion à la section inférieure de l'affichage.
  4. Comme le signe d'insertion est sur taille de champ, taper 1. 
  5. définissez la taille du champ LastName à 20. 
  6. définissez la taille du champ Adresse à 100.
  7. Sauvegardez la table.

Masques de saisie des textes

Puisque les utilisateurs peuvent être tentés ou distraits et écrire n'importe quoi dans un champ de textes, Microsoft Access fournit des techniques au contrôle pour filtrer ce qui entre dans un champ et ce qui doit être prohibé. C'est le rôle d'un masque. Un masque est une technique de création des sections, également appelée placeholders, dans un champ. Une section peut être configurée pour accepter seulement une lettre, seulement un chiffre, un caractère ou un chiffre, n'importe quel symbole, rien, ou pour afficher un symbole particulier que l'utilisateur ne peut pas changer. En créant un masque, vous utiliserez quelques caractères prédéfinis et créerez une combinaison de votre choix.

Avant de créer un masque pour un champ, Microsoft Access vient avec plusieurs masques d'entrée à appliquer à un champ par l'utilisateur des contrôles: il peut s'agir des dates, périodes, valeurs de nombre, de devise de sécurité sociale, etc. Pour appliquer un de ces masques, vous pouvez utiliser l'assistant des masques d'entrée. Pour ce faire, définissez le type de données du champ désiré à texte. Puis, dans la section inférieure de la table, cliquez la propriété masque d'entrée et cliquez son bouton points de suspension. Ceci introduirait l'assistant.

Dans la première page de l'assistant des masques d'entrée, vous pouvez sélectionner une des formules populaires fournies comprenant le numéro de téléphone, le numéro de sécurité sociale, le code postal, etc.:

Si aucun des masques ne convient à vos besoins, vous pouvez créer un nouveau masque et l'ajouter à la liste. Pour ce faire, cliquez le bouton éditer la liste. Ceci pourrait le personnaliser pour entrer dans la zone de dialogue de l'assistant des masques :

Après avoir créé un nouveau masque, cliquez Terminer. Une fois que vous avez localisé le masque désiré, vous pouvez le cliquer et cliquer Suivant pour continuer.

La deuxième page de l'assistant vous permet d'accepter ou d'adapter le masque que vous avez choisi. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez cliquer suivant.

La troisième page présente une option qui vous permet d'indiquer comment la valeur du champ sera stockée dans la base de données. Elle présente deux boutons stations et vous pouvez accepter la suggestion ou choisir l'autre et cliquer suivant. La quatrième page de l'assistant ne joue pas un grand rôle. Elle vous fait simplement savoir que l'assistant est prêt à créer le masque. Par conséquent, vous pouvez cliquer Terminer.

Si aucun des masques fournis par l'assistant ne vous convient, vous pouvez créer vos propres masques. Pour ce faire, cliquez la propriété Entrer masques pour les champs et créer le masque suivant les caractères désirés en usage :

Caractère Pour entrer ou accepter
0 Un chiffre simple
9 Un chiffre simple ou un espace 
# Un chiffre, l'espace, + ou -
L Une lettre
? Une lettre
A Une lettre ou un chiffre
a Une lettre, un chiffre, ou rien
& Un caractère ou un espace
C Un caractère, un espace, ou rien
. Un séparateur de décimale ; pour l'anglais des USA, ce serait le point et la virgule pour le français
, séparateurs de milliers ; pour l'anglais des USA, ce serait une virgule et le point pour le français
:;-/ Séparateur de date et heure, comme indiqué dans les arrangements régionaux du panneau de configuration
< Une lettre ; la lettre sera convertie en lettre minuscule
> Une lettre ; la lettre sera convertie en majuscule
! n'importe quoi ; le masque est rempli de droite à gauche pour cette position
| n'importe quoi ; le caractère qui suit celui-ci sera affiché. Par exemple, si vous dactylographiez le |L, la lettre L sera affichée au lieu d'être utilisée comme masque

Vous pouvez utiliser n'importe lequel de ces symboles pour créer un masque. Si vous voulez inclure un mot ou une phrase comme élément du masque, le dactylographier dans n'importe quelle section comme désirée. Voici les exemples des masques personnalisés :

Masque Exemple 1 Exemple 2 Exemple 3
LL CAD pi GM
>LL \ - 00 WE-47    
#0L 8f 16a 04t
>LL \ - 000 WE-883    
000 \ - 000 \ - 0000 265-387-6498    
##\-## 02-37 -9-5+ -6-35
&# \ - L0 \ - ## 5 u5-00    
\ (000 ") « 000 \ - 0000 (301) 294-6464    
!\(999") "000\-0000"" () 392-3873    
00 \ - 00 \ - 00 \ - 00 28-73-68-46    
>00 \ - LLLL \ - 0 78-DRUG-9    
>L<LLL Jean    
>L< ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Helene Antananarivo  
 

Etude PratiqueÉtude pratique : utiliser Entrer masques

  1. Ouvrez la base de données Crème glacée de Clarksville et affichez la table Employés en mode création.
  2. Dans la section supérieure de la table, cliquez NuméroEmployé.
  3. Dans la section inférieure, cliquez Entrer masque, dactylographiez >LL-000 et appuyez Entrer.
  4. Dans la section supérieure, cliquez CodePostal et appuyer F6. Dans la section inférieure, changez Entrer masque en 00000.
  5. Ouvrez la base de données Crème glacée de Clarksville que vous avez commencée au chapitre 4 et ouvrir sa table Employés en mode création.
  6. Dans la section supérieure da la table, cliquez TelBureau et, dans la section inférieure, cliquez Entrer masque.
  7. Du côté droit du champ Entrer masque d'entrée, cliquez le bouton points de suspension
     
  8. Dans la première page de L'assistant Entrer masque, cliquez numéro de téléphone (dans Microsoft Access 2000, il devrait être sélectionné par défaut) et cliquez suivant.
  9. Dans la deuxième page, appuyer l'étiquette deux fois pour placer le signe d'insertion dans la boîte éditer la liste. Tapez 0000000000 pour l'examiner
     
  10. Cliquez suivant.
  11. Dans la troisième page, cliquez le bouton station des symboles de masque
     
  12. Cliquez suivant et cliquez Terminer. Notez le nouveau masque dans le champ.
  13. Sauvegardez la table.

Formats de chaînes

Après qu'un utilisateur ait saisi des données dans un champ, avec ou sans l'influence d'un masque, vous pouvez indiquer comment la valeur du champ devrait être affichée. Ceci est contrôlé par la propriété Format. Pour vous aider avec cette configuration, la propriété Format dépend du type de données défini pour le champ.

Après avoir créé un masque, si vous voulez empêcher des données doubles, se rappeler d'indiquer ceci dans la propriété Index.

Etude PratiqueÉtude pratique : Réglage du format d'un champ 

  1. Des ressources qui accompagnent cet apprentissage, copiez la base de données Bethesda Car Rental1, la coller dans votre dossier d'exercices et l'ouvrir. 
  2. Ouvrez la table Employés en mode création.
  3. Dans la section supérieure de l'affichage, cliquez email address.
  4. Dans la section inférieure de l'affichage, cliquez Format. Tapez < pour s'assurer que la teneur du champ email address sera convertie en lettre minuscule.
  5. Dans la section supérieure, cliquez MI.
  6. Dans la section inférieure, cliquer Format, tapez >.
  7. Cliquez Entrer masque, dactylographiez L et appuyez Entrer.
  8. Ouvrez la base de données Rockville Techno1 et, de la section Tables, ouvrez la table Employés en mode création.
  9. Dans la section supérieure de la table, cliquez State.
  10. La section inférieure, cliquez Entrer masque, et introduire au clavier >LL et appuyez Entrer.
  11. Dans la section supérieure de la table, cliquez EmployeeNumber.
  12. Dans la section inférieure, cliquer Entrer masque. Dactylographiez >LL \ - 000 ; 0 ; _ et appuyez Entrer.

Le type de données Remarques

Le type de données Remarques fonctionne comme le texte sauf qu'il peut stocker un texte plus long allant jusqu'à 64000 caractères. Le texte est la plupart de temps fourni en ASCII. Ceci signifie qu'il n'y a aucun formatage.

Etude PratiqueÉtude pratique : Réglage des types de données Remarques

  1. Ouvrez la base de données Rockville Techno et, dans la section Tables de la fenêtre de la base de données, ouvrez la table Employés en mode création.
  2. Sous la colonne Nom de champ, cliquez Remarques. Pour sélectionner l'étiquette, dactylographiez m et appuyez Entrer. Notez que le type de données a été défini à Mémo.
  3. Sauvegardez la table.

Résumé de la leçon

 

Matières de MOUS (Microsoft Office User Specialist)

S1 Déterminez les entrées/sorties des données appropriées pour votre base de données
S12 Utilisez les types de données multiples
S15 Utilisez L'assistant Entrer masque
 

Exercices 

 

Yugo National Bank

  1. Ouvrez la base de données Yugo National Bank. Ouvrez la table AccountTypes en mode création et changez le type de données du champ Description en Remarques. Sauvegardez et fermez la table.
  2. Ouvrez le formulaire AccountTypes en mode création. Supprimez la boîte de textes de Description (et son étiquette d'accompagnement). En utilisant la liste des champs, ajoutez le champ Description au formulaire où l'autre boîte de textes Description était.
     

     
    Sauvegardez et fermez le formulaire.
  3. Dans la table Clients, ramenez la longueur possible des caractères de la zone Adresse à 50 caractères puis sauvegardez et fermez la table.
  4. Ramenez le nombre possible de caractères de la colonne Adresse de la table Employés à 50 caractères puis sauvegardez et fermez la table.

Tenley Associates

  1. Ouvrez la base de données Tenley Associates. Configurez le champ EmployeeNumber de la table Employés de sorte que les exemples des nombres possibles soient 648-DL-TG ou 762-7D-GG ou 376-88-BP. C'est-à-dire  q'un nombre des employés est fait de trois sections séparées par un tiret. La première section est faite de 3 chiffres et seulement trois chiffres. Le premier caractère de la deuxième section peut être une lettre ou un chiffre. Le deuxième caractère de la section doit et doit seulement être une lettre. La troisième section doit être faite de 3 lettres.
  2. Changez le ZIPCode de la table Employés pour permettre seulement 5 lettres.

Watts A Loan

  1. Ouvrez la base de données Watts A Loan. Dans la table Clients, réduisez la zone de l'adresse pour permettre seulement 50 caractères puis sauvegardez et fermez la table.
  2. Ouvrez le formulaire Employés et créez quelques enregistrements des employés.
  3. Ouvrez le formulaire Clients et créer quelques comptes.
 

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