Logo de leçons

Entretenir, importer et exporter des bases de données

 

Entretien de données

 

Valeur par défaut

La saisie de données consiste à dactylographier des valeurs dans des zones d'information ou sélectionner des valeurs à partir des contrôles dépendants. Certains enregistrements s'avèrent justement avoir à contenir la même valeur pour un champ particulier, ou la plupart des enregistrements une valeur commune pour un certain champ. En concevant un formulaire, vous pouvez assigner la valeur la plus utilisée généralement à un tel champ ainsi l'utilisateur ne devrait pas le dactylographier. L'utilisateur changerait la valeur seulement si elle est différente de celle habituelle. Par exemple, en créant une base de données pour une petite compagnie, tous les employés peuvent avoir le même numéro de téléphone mais avec différentes extensions. Quand un nouvel enregistrement est écrit, la valeur serait déjà définie pour le champ.

Pour indiquer une valeur régulièrement utilisée pour un champ, ouvrez une table ou un formulaire en Mode création, choisissez le champ, et dactylographiez la valeur désirée dans la zone Valeur par défaut.

La valeur par défaut devrait être convenablement dactylographiée :

  • Si le champ est basé sur le texte, vous pouvez dactylographier le texte par défaut inclus dans les guillemets. Exemples sont "M", la "Virginie", "(301) 122-4738"
  • Si le champ est numérique, vous pouvez dactylographier le nombre par défaut
  • Si le champ est basé sur la date, vous avez deux options et vous pouvez vouloir indiquer une date fixe comme valeur par défaut, la dactylographier entre deux signes #. Un exemple serait #2/5/1998#
  • Si le champ est basé sur la date, vous pouvez également dactylographier une fonction qui trouverait la date correcte pour l'afficher. Par exemple, pour fournir la date du jour comme valeur par défaut, vous aviez l'habitude de la fonction Date ().

 

Étude pratique :  Réglage des valeurs par défaut

  1. Ouvrez la base de données Rockville Techno
  2. Dans la fenêtre de base de données, cliquez Tables et double-cliquez la table Employés pour l'ouvrir en mode feuille de données
  3. La commuter à Mode création
  4. Dans la section supérieure de la table, cliquer Pays 
  5. Dans la section inférieure, cliquez Valeur par défaut, dactylographient les "USA" et Appuyez Entrer
  6. Dans la section supérieure de la table, cliquez Telprofessionnel
  7. Dans la section inférieure, cliquez la valeur par défaut, dactylographiez "(301) 668-0808" et la pression entrent
  8. Dans la section supérieure de la table, cliquez DateEmbauche
  9. Dans la section inférieure, cliquer la valeur par défaut, le type =Date () et appuyez Entrer
  10. Sauvegardez la table

Règle de validation

Une règle de validation est une condition que la valeur écrite dans un champ doit respecter afin d'être valide. Cette règle est habituellement créée comme expression et écrite dans la propriété règle de validation d'un champ quand la table ou le formulaire est ouverte en mode création.

Étude pratique :  Réglage des règles de validation

  1. La table Employés de la base de données Rockville Techno devrait encore être ouverte avec la table Employés en mode création.
    Dans la section supérieure de la table, cliquez TauxFacturation
  2. Dans la section inférieure, cliquez Valide si, tapez 15,00 et appuyez Entrer
  3. Sauvegardez la table

Texte de validation

Quand la condition dans le champ Valide si n'est pas respectée, vous pouvez afficher une boîte de message pour le faire savoir à l'utilisateur. Le message pour cette boîte des textes peut être créé comme chaîne dans la zone des textes de validation.

Étude pratique :  Créer un texte de validation

  1. Dans la section supérieure de la table, cliquez TauxFacturation
  2. La section inférieure, introduire au clavier :
    Le taux de facturation ou le salaire minimum de cette compagnie est $15.00
  3. Sauvegardez et fermez la table

Valeur requise pour un champ

Si vous pensez qu'il doit y avoir une entrée pour un champ particulier pour chaque enregistrement, vous pouvez faire savoir à Microsoft Access. La propriété exigée est une valeur booléenne. Si vous la d"finnissiez oui, l'utilisateur ne pourrait pas se déplacer au prochain enregistrement jusqu'à ce qu'il ait saisi des données valides dans le champ. Sa valeur par défaut est non.

Étude pratique :  Spécifier des champs requis

  1. Ouvrez la table de Clients en mode feuille de données et, après visionnement, la commuter en mode création
  2. Dans la section supérieure de la table, cliquez ContactLastName
  3. Dans la section inférieure, double-cliquez Null intredit pour changer sa valeur à oui
  4. Dans la section supérieure de la table, cliquer PhoneNumber
  5. Dans la section inférieure, double-cliquer Null interdit pour changer sa valeur à oui
  6. sauvegardez et fermez la table

Champs indexés

Quand des données sont saisies dans les champs, il est possible d'avoir la même valeur pour un champ dans différents enregistrements, tels que deux personnes qui vivent dans le même Etat. Ceci est considéré comme valeur dupliquée. Dans quelques autres cas, ceci peut ne pas être acceptable. Par exemple, vous ne pouvez pas vouloir que deux employés aient le même numéro employés. Cette caractéristique peut être définie en utilisant la propriété Indexé qui fournit 3 valeurs :

  • Si définie à non (par défaut), aucune vérification de valeur dupliquée ne sera faite
  • Si vous voulez que le moteur de base de données vérifie les doublons mais sans nécessairement prendre une quelconque action, définissez cette propriété à oui ( avec doublons)
  • Si vous ne voulez pas une valeur dupliquée du même champ dans différents enregistrements, définissez la propriété Index du champ à oui (sans doublons)

Étude pratique :  Contrôle des champs indexés 

  1. Droit-cliquez la table Employés et cliquez Mode création
  2. Dans la section supérieure, cliquez EmployeeNumber
  3. Dans la section inférieure, cliquer Indexé pour afficher sa boîte bascule. Cliquez la flèche de la boîte bascule Indexé et sélectionner oui (sans doublons)
  4. Dans la section supérieure, cliquez email address
  5. Dans la section inférieure, double-cliquez Indexé plusieurs fois jusqu'à ce qu'il affiche oui (sans doublons)

Les données importées/exportées

 

Introduction

L'importation des données vous permet d'obtenir l'information d'une source extérieure et de l'insérer dans votre base de données. Microsoft Access peut accepter des données de diverses applications, et avec un petit tour, vous pouvez importer même des applications peu amicales. Avant d'importer des données, vous devez vous assurer qu'il est dans le format que Microsoft Access peut lire ; même si ces données viennent d'une autre application de la suite de Microsoft Office.

Étude pratique :  Présentation de l'importation de données

  1. Des ressources qui accompagnent ces leçons, localisez un fichier de textes appelé Customers, un bilan de Microsoft Excel appelé Employees, et une base de données de Microsoft Access appelée Georgetown
  2. Les copier et les coller dans votre dossier d'exercices
  3. Dans Microsoft Access, créer une nouvelle base de données blanche appelée GCS

Importer/Exporter avec des fichiers de textes

Comme que vous êtes déjà familier avec la fonctionnalité de Microsoft Access, vous savez qu'une cellule est délimitée par des lignes. Si vous avez l'intention d'importer un document de textes, le composer de sorte que Microsoft Access puisse identifier où un champ commence et où il finit. Un tel fichier peut être créé avec le bloc-notes. Cette délimitation est habituellement fait en appuyant Tab en créant le contenu des champs et en appuyant Entrer à la fin de chaque enregistrement. Au lieu de la clef Tab, vous pouvez également utiliser une virgule ou un point-virgule pour séparer deux champs. Puisqu'un champ est habituellement constitué de plus d'un mot (tel qu'une adresse), enfermer la teneur de chaque champ dans les guillemets, comme dans "Avenue 1600 Pennsylvanie". 

En important des données, vous utilisez un assistant qui vous aidera en identifiant le document, les délimitations des champs, et la table cible où vous voudriez stocker les nouvelles données. Vous pouvez créer une nouvelle table ou utiliser une déjà créée dans votre base de données

Étude pratique :  Importation d'un document de textes

  1. Commencez une application de textes, telle que le bloc-notes (Démarrer - > Tous les programmes - > Accessoires - > Bloc-notes)
  2. Ouvrez le fichier Customers.txt pour voir à quoi il ressemble. Fermez alors le Bloc-notes
  3. Sur le menu principal, cliquez : Fichier - > Données externes - > Importer…
  4. Localiser votre dossier d'exercices et l'afficher dans la boîte bascule Regarder dans 
  5. Cliquer la flèche de la boîte bascule Type de fichier  et sélectionnez Fichiers texte
  6. Sur la liste des fichiers, cliquez Customers (elle devrait être déjà sélectionnée) et cliquez Importer
  7. À la première page de l'assistant de texte importé, acceptez que le texte soit délimité et cliquez suivant
  8. À la deuxième page, définissez le délimiteur comme la virgule et vérifier l'énoncé de la boîte: La première rangée contient des noms de champ
     
  9. Cliquez Suivant
  10. Acceptez de stocker les données dans une nouvelle Table et cliquez suivant
  11. Cliquez la colonne Notes pour la sélectionner alors, dans la boîte bascule Type de données, sélectionnez Mémo
     
  12. Cliquez Suivant
  13. Acceptez de laisser Access ajouter la clef primaire et cliquez Suivant
  14. En conclusion, vous êtes invités à donner un nom à la table.
    Acceptez le nom de la table comme Customers
     
  15. Cliquez Terminer.
    Vous devriez recevoir un message de confirmation quand la table a été importée
     
  16. Cliquez OK 
  17. Dans la fenêtre de base de données, cliquez Tables et double-cliquez la table Customers pour voir ce à quoi elle ressemble
  18. Fermez la table Customers

Importer/exporter avec des objets de Microsoft Access

Les objets de Microsoft Access sont probablement les objets les plus faciles à importer parce que, créé avec de la même application, ces objets sont déjà composés et reconnaissables.

Pour importer des objets d'une autre base de données de Microsoft Access, vous pouvez utiliser le menu principal ou la zone de dialogue Nouvelle Table.

Étude pratique :  Importer un objet de Microsoft Access

  1. La base de données GCS devrait encore être ouverte.
    Sur le menu principal, cliquez Fichier - > Données externes - > Importer…
  2. Localiser votre dossier d'exercices et l'afficher dans la boîte bascule Regarder dans . Changez le Type de fichiers de la boîte bascule en Microsoft Access
  3. Puis, cliquez Georgetown et cliquez Importer
  4. Dans la feuille des propriétés Objets d'importés, cliquez la page de propriété de formulaires
  5. Dans la page de propriété formulaires, cliquez OrderProcessing
     
  6. Cliquez OK

Attacher les objets de base de données

Attacher des données vous permet de relier votre base de données à un document externe. Une telle table peut avoir ses données accédées directement ou modifié dans Microsoft Access. En Attachant les données, puisque vous les rendez disponibles à la base de données, assurez vous que Microsoft Access peut les lire ; autrement il n'identifierait pas son contenu. La raison principale d'attacher des données est de traiter votre base de données en tant qu'un fichier en dépit de son appartenance à un autre document. L'attachement à un bilan est habituellement un processus franc. L'attachement à un document de traitement de texte implique habituellement d'exécuter une fusion de courrier.

Étude pratique :  Attacher un objet à Microsoft Access 

  1. La base de données GCS devrait encore être ouverte.
    Sur le menu principal, cliquez Insertion - > Table
  2. Dans la zone de dialogue Nouvelle Tableau, cliquez Attacher la table 
     
  3. Cliquez OK
  4. Localiser votre dossier d'exercices et l'afficher dans la boîte bascule Regarder dans. Cliquez Georgetown et cliquer Attacher
  5. Dans la feuille de propriété Attacher les Tables et dans la page Tables, cliquez OrderProcessing
     
  6. Cliquer OK
  7. Dans la fenêtre de base de données, cliquez Tables

Importer/exporter/Attacher des fichiers d'une feuille de calcul

En créant une feuille de calcul dans Microsoft Excel pour importer les données, vous avez deux alternatives. Vous pouvez créer les en-têtes de colonnes au dessus même de la feuille de calcul et dactylographier un champ de données dans chaque colonne correspondante. Alternativement, vous pouvez créer des données comme sur une table, et puis créer une plage nommée qui contient l'information que vous avez besoin dans la base de données. Pour importer une feuille de calcul de Microsoft Excel, sur le menu principal, vous pouvez cliquer Fichier - > Données externes - > Importer. Localiser le Fichier qui contient la feuille de calcul et cliquer Importer. Vous seriez invités à indiquer quoi importer, la feuille de calcul entière ou une plage nommée .

Il y a plusieurs circonstances quand vous devrez lier une feuille de calcul au lieu de l'importer. L'idée principale est de s'adapter à vos utilisateurs. Pour lier une feuille de calcul, utilisez la même approche.

Étude pratique :  Lier à une feuille de calcul

  1. Commencez Microsoft Excel si vous l'avez. De votre Dossier d'exercices, ouvrez la feuille de calcul Employés pour voir ce à quoi elle ressemble. Alors fermez Microsoft Excel et revenez à Microsoft Access.
    La base de données GCS devrait encore être ouverte.
    Sur le menu principal, cliquez - > Données externes - > lier les Tables…
  2. Localisez votre dossier d'exercices et l'afficher dans la boîte bascule Regarder dans.
  3. Changez Type de fichier en Microsoft Excel et cliquez Employés (il devrait être déjà sélectionné 
  4. Cliquez Attacher
  5. Dans la première page de l'assistant Attacher feuille de calcul, acceptez le bouton station Afficher les feuilles de données; Dans la liste, cliquez Employés
     
  6. Cliquez Suivant
     
  7. À la 2eme page, s'assurer que la boîte de contrôle première ligne contient les en-têtes de colonnes est sélectionnée et cliquez Suivant
  8. Acceptez le nom de la table comme Employés et cliquez Terminer
  9. Une boîte de message vous fait savoir que la table a été attachée.
    Cliquez OK
     
  10. Pour regarder la table dans Microsoft Access, double-cliquez la table Employés attachée
  11. Après visionnement de la table, fermez la 

Importer/exporter avec Microsoft Outlook

L'importation d'un document de Microsoft Outlook est principalement faite au niveau du carnet d'adresses et est aussi cool que ce que nous avons vu jusqu'ici. Tout ce que vous devez faire est de créer déjà le carnet d'adresses et vous êtes prêt à aller.

L'exercice suivant n'est pas censé être exécuté ici ; on le fournit comme guide 

  1. Sur la barre d'outils de la base de données, cliquez la flèche du bouton Nouvel Objet et choisissez Table
  2. Dans la zone de dialogue Nouvelle Table, double-cliquez Importer la Table
  3. Dans la zone Importer, placez Type de fichiers à Outlook
  4. Un assistant particulier commence. Dans la première page de l'assistant, cliquez + sur Dossiers personnels pour le dilater
     
  5. Cliquez Contacts et cliquez Suivant
  6. Acceptez stocker les données dans une nouvelle Table et cliquez Suivant
  7. Cliquez Suivant, Suivant, Terminer, et OK

 Sauvegarder un objet de la base de données comme page Web

 Microsoft Access vous permet de créer une page Web basée sur votre base de données. Le processus est différent d'une version de Microsoft Access à l'autre. Nous couvrirons seulement Microsoft Access 2000.

Étude pratique :  Exporter un objet de la base de données comme HTML

  1. Ouvrez la base de données Rockville Techno
  2. Dans la fenêtre de base de données, cliquez Requêtes. Droit-cliquez AssetsInventory et cliquez Exporter…
  3. Dans la zone de dialogue Exporter Requête vers, localiser et afficher votre dossier d'exercices dans la boîte bascule Enregistrer dans:
  4. Dans la boîte bascule Type de fichier, sélectionnez Documents HTML
     
  5. Cliquer Exporter
  6. Toujours dans la section Requêtes de la fenêtre de base de données, cliquez AssetsAssignedToEmployees pour le sélectionner
  7. Sur le menu principal, cliquez Fichier - > Exporter…
  8. S'assurer que Type de fichier affiche Documents HTML. Cliquez la boîte de contrôle Enregistrer formaté et cliquez Exporter
  9. Sur la zone de dialogue Paramètres par défaut pour publier, cliquez le bouton Parcourir
  10. Localisez le dossier dans laquelle vous avez installé Microsoft Access ou Microsoft Office. Ouvrir le dossier Modèles (Templetes). Ouvrir le dossier 1033. Ouvrir le dossier Pages. Ouvrir le dossier Normal
     
  11. Cliquez normale et cliquez OK
  12. Sur la zone de dialogue Paramètres par défaut pour publier, cliquez OK

 Fusionner un courrier 

La fusion d'un courrier vous permet d'utiliser les données sur votre base de données pour créer des lettres, les étiquettes, les enveloppes, et d'autres documents qui exigent des données externes provenant d'un autre document.

En exécutant une fusion de courrier, vous n'avez habituellement pas besoin de tous les champs qui font partie d'une table. Bien que vous puissiez utiliser tous les champs sur une table, on recommande que vous créiez une requête faite seulement de champs dont vous avez besoin pour votre document. Ceci inclurait le nom et l'adresse du destinataire.

Exécutez l'exercice suivant seulement si vous avez Microsoft Word

Étude pratique :  Fusion des données avec Microsoft Word

  1. Ouvrez la base de données Bethesda Car Rental1 
  2. Sur le menu principal de Microsoft Access, cliquez Insertion - > Requête
  3. Sur la zone de dialogue Nouvelle requête, double-cliquez Assistant requête simple. 
  4. Dans la 1ère page de l'assistant requête simple, cliquez la flèche de la boîte bascule Tables/Requêtes et sélectionner la Tableau : Customers
  5. dans la boîte de liste Champs disponibles, double-cliquez FirstName, LastName, Adress, City, State, ZIPCode, et Country 
  6. Cliquez suivant
  7. Changez le nom de la requête en CustumersContact et cliquez Terminer
  8. fermez la requête et fermez Microsoft Access
  9. Commencez Microsoft Word
  10. Sur le menu principal, cliquez Outils - > Fusionner le courrier… 
  11. Sur la zone de dialogue Aide à la fusion de courrier cliquez Modèles lettres
     
  12. Sur la zone de dialogue de Microsoft Word, cliquez Obtenir les données - > ouvrir Les donnée source… 
     
  13. Dans la zone de dialogue Ouvrir, cliquez la flèche de la boîte bascule Type de fichier et sélectionner les bases de données MS Access
  14. En utilisant la boîte bascule Regarder dans, localiser votre dossier d'exercices et l'afficher dans la boîte bascule Regarder dans
  15. Cliquez  Bethesda Car Rental1 et cliquez Ouvrir 
  16. Cliquez CustumersContact et cliquez OK 
  17. Maintenant le Microsoft Word voudrait que vous créiez la lettre
  18. Pour sauvegarder la lettre, appuyez Ctrl + S et sauvegardez le document comme Promotion102
  19. Maintenant nous créerons la lettre principale
    Puisque au début nous avons décidé de créer un nouveau document principal, si vous utilisez Microsoft Word 2000, vous devriez avoir deux exemples de courir de Microsoft Word (sur la barre des taches)
    Si vous utilisez Microsoft Word 2000, sur la barre des taches, cliquez l'autre exemple de Microsoft Word, il pourrait afficher Document1 - Microsoft Word
    Si vous utilisez Microsoft Word 97, sur la barre de menu, Cliquez Fenêtre  - > Document1 
  20. Sur le menu principal, cliquez Fichier - > Ouvrir… 
  21. Dans les exercices qui accompagnent ces leçons, sélectionnez le document BCR promotion, et puis cliquez Ouvrir. Cela ouvre le document que nous utiliserons
  22. Sur le menu principal, cliquez édition - > sélectionner tout
  23. Sur le menu principal encore, cliquez édition - > copier 
  24. sur la barre des taches, cliquez l'exemple Microsoft Word qui contient notre processus de fusion du courrier
  25. Sur le menu principal, cliquez édition - > Coller. Après que la lettre ait été collée, tout ce que nous devons faire maintenant est d'éditer le document pour notre fusion de courrier 
  26. Appuyez Ctrl + Home aller au début de la lettre
  27. Double-cliquer la date pour l'accentuer
  28. Sur le menu principal, cliquez Insertion - > date et Heure…
  29. dans la zone de dialogue date et d'Heure, cliquez la 3ème date
     
  30. Cliquez OK
  31. Cliquez du côté droit de Cher 
  32. Sur la barre d'outil fusion de courrier, cliquez Insérer Champ de fusion - > FirstName 
  33. appuyez la barre d'espacement
  34. Sur la barre d'outil fusion de courrier, cliquez Insérer Champ de fusion - > LastName
  35. pour lire et visionner le document, Sur la barre d'outil Aide de fusion de courrier, cliquez le bouton Fusionner les champs 
    Lien au MS Word
  36. Pour passer en revue les lettres, utiliser les boutons de navigation :
     
    Bouton Nom Description
    Afficher les données fusionnées Bascule le code du processus de fusionnement
    Premier enregistrement Montre le tout premier enregistrement sur la liste
    enregistrement précédent Montre l'enregistrement précédent sur la liste
    Aller à enregistrement Pour sauter à un enregistrement particulier, cliquez la boîte de textes Aller à enregistrement, et dactylographiez un nombre appuyez Enter. l'enregistrement  correspondant sera affiché
    enregistrement suivant Affiche l'enregistrement suivant sur la liste
    Dernier enregistrement  Affiche le tout dernier enregistrement sur la liste
  37. Pour imprimez les lettres, sur la barre d'outils fusion de courrier, cliquez le bouton Imprimer fusion
  38. Sur la zone de dialogue d'impression, cliquez OK
  39. Maintenant nous créerons les enveloppes
  40. Sur le menu principal, cliquez outils - > Lettres et publipostage… 
  41. Sur la zone de dialogue cliquez  Enveloppes… 
  42. Quand vous recevez le dialogue, cliquer le nouveau document principal
  43. Dans la section Source de données, cliquez Obtenir les données - > ouvrir la source de données … 
  44. Changez type de fichier de la boîte bascule à base de données de MS Access cherchez alors et affichez votre dossier d'exercices dans la boîte bascule Regarder dans 
  45. De la liste des fichiers, sélectionnez  Bethesda Car Rental1 et cliquer ouvrir. 
  46. Sur la zone de dialogue de Microsoft Access, cliquez la page de propriété de requêtes. Cliquez CustumersContact et cliquer OK
     
  47. Cliquez définir document principal
  48. Dans la zone de dialogue options enveloppe, acceptez la taille 10 de l'enveloppe et cliquez OK 
  49. Dans le dialogue de l'adresse de l'enveloppe, cliquez Insertion champ de fusion - > FirstName 
  50. appuyez la barre d'espacement 
  51. Cliquer Insertion champ de fusion- > LastName 
  52. appuyez Entrer. Cliquez Insertion champ de fusion- > Adress 
  53. Appuyez Entrer
  54. Cliquez Insertion champ de fusion - > City 
  55. Dactylographier la virgule et appuyez la barre d'espacement
  56. Cliquer Insertion champ de fusion - > State et appuyez la barre d'espacement
  57. Cliquer Insertion champ de fusion- > ZIPCode 
  58. Appuyez Ctrl + Home pour placer le curseur à la gauche de FirstName 
  59. Cliquez Insérer la barre du code postal … 
  60. Cliquez la boîte bascule champ de fusion de code postal et sélectionnez ZIPCode 
  61. Cliquez la boîte bascule champ de fusion d'adresse de rue et sélectionnez Adress
     
  62. Cliquez OK
  63. Cliquez OK et cliquez Fermer
     
  64. Regardez les enveloppes fusionnées, sur la barre d'outils fusion de courrier, cliquez le bouton Afficher données fusionné 
  65. Une fois de plus, pour passer en revue les enveloppes, utiliser les boutons de navigation sur la barre d'outils fusion de courrier . 
  66. Pour imprimer les enveloppes, sur la barre d'outils fusion de courrier , cliquez le bouton Imprimer fusion 
  67. Fermez Microsoft Word. Vous serez incités à sauvegarder votre document. Il en dépend de vous

Considérations sur la saisie des données

Les configurations régionales de l'ordinateur

L'information dans une base de données est stockée dans les tables, bien que vous ne permettiez habituellement pas aux utilisateurs avoir accès à de tels objets. La table est donc le moyen principal de la saisie de données.

Les les contrôles de l'ordinateur tel qu'il est sont censés afficher certaines informations telles que les valeurs de date et heure. Celles-ci affectent également les configurations internes des bases de données et d'autres programmes utilisés sur un ordinateur. Pour visionner, contrôler ou définir ces propriétés, les ordinateurs basent leurs décisions sur la zone de dialogue des configurations régionales et linguistiques du panneau de configuration.

Pour passer en revue les configurations régionales et linguistiques de votre ordinateur, vous pouvez cliquer Démarrer - > Panneau de configuration si vous utilisez WinXP. De la fenêtre panneau de configuration, vous pouvez double-cliquer Options régionales et linguistiques si vous utilisez WinXP.  Cliquez chacune des pages des propriétés : Nombre, Devise, Date et Heure

Étude pratique : utiliser les options régionales et linguistiques de l'ordinateur

  1. Ouvrez le panneau de configuration et cliquez Options régionales, date heure et langue. Cliquez Options régionales et linguistiques. Puis cliquez Personnalisé
  2. Cliquez la page de propriété Date
  3. Dans la boîte bascule Format de date courte, sélectionnez M/d/yy
     
  4. Cliquez OK deux fois
  5. Revenir au Microsoft Access et ouvrir la table CompanyAssets
 

Le presse-papiers de Office

Si vous utilisez Microsoft Access 97, sautez cette section

Le presse-papiers de l'ordinateur est un objet non spatial utilisé pour contenir temporairement des données. En fait, c'est une forme de mémoire dans laquelle vous pouvez stocker l'information à rechercher. Le mot provisoire implique deux choses. D'abord, le presse-papiers peut contenir ses données seulement tant que l'ordinateur est allumé. Si vous arrêtez l'ordinateur, le presse-papiers devient vidé et perd ses données. En second lieu, le presse-papiers peut contenir seulement un type de données. Le bonne nouvelle est que le presse-papiers n'est pas strictement confiné à un type d'information. Ceci signifie qu'il peut stocker une image (tout type) OU le texte (toute longueur), quelque chose. C'était le comportement du presse-papiers classique.

Microsoft Access 2000 a apporté l'amélioration énorme au presse-papiers. Le nouveau presse-papiers de Microsoft Office peut supporter 12 articles. Chaque article est indépendant des autres et peut individuellement être n'importe quelle chose. En fait, l'information contenue par une de ces mémoires peut provenir de n'importe quelle application.

Pour utiliser le presse-papiers de Microsoft Office, vous devriez d'abord l'afficher. Pour ce faire, vous pouvez d'abord ouvrir un objet tel qu'une table ou un formulaire. Puis, sur le menu principal, vous pouvez cliquer Affichage - > Barre d'outils - > presse-papiers. Pour copier un objet au presse-papiers, vous pouvez juste appuyer Ctrl + C ou Édition - > copier du menu principal. Vous pouvez également sélectionner quelque chose et alors cliquer copier sur la barre d'outils du presse-papiers.

 

La taille d'une base de données

Une base de données est principalement un fichier électronique, juste comme ceux créés avec d'autres applications. En tant que tels, elle occupe une place dans la mémoire de l'ordinateur. Dans certaines circonstances, vous devriez connaître combien d'espace votre produit utilise. Ceci peut être important quand vous devez le compresser ou quand il est temps de le distribuer. En outre, en ajoutant et en supprimant des objets de votre base de données, son fichier peut se développer ou se rétrécir sans votre intervention directe.

Comme n'importe quel autre fichier électronique, pour savoir la taille d'une base de données, vous pouvez la droit-cliquez dans Explorateur Windows ou Poste de travail et cliquer Propriétés. Si vous utilisez déjà la base de données, pour vérifier sa taille, vous pouvez accéder aux propriétés de la base de données du menu principal sous la catégorie Fichier.

Étude pratique :  Vérification de la taille d'un dossier de base de données

  1. Ouvrez la base de données  Bethesda CarRental1
  2. Pour vérifiez sa taille, sur le menu principal, cliquez Fichier - > propriétés de base de données…
  3. Dans la zone de dialogue de propriétés, cliquer l'étiquette Générale et noter la valeur du côté droit de l'étiquette Taille
  4. Cliquez Annuler pour fermer la zone de dialogue des propriétés

Supprimer des objets de la base de données

Comme nous avons vu jusqu'ici, il y a diverses raisons de créer des objets dans votre base de données. Certains feront partie du produit final. Quelques autres sont utilisés pour tester les conditions, les valeurs, et la saisie de données, etc. Quand de tels objets provisoires ne sont plus nécessaires, vous pouvez les supprimer.

Pour supprimer une table, nous avons appris que vous pourriez utiliser l'expression DROP TABLE dans un énoncé SQL et indiquer le nom de la table. Pour supprimer n'importe quel objet de base de données (table, requête, formulaire, etc.), vous pouvez cliquer pour le sélectionner, et puis appuyer la touche d'effacement. À la différence de quelques autres environnements de la base de données (comme Corel Paradox), une table de Microsoft Access n'est pas un objet autonome, ce qui signifie que vous ne peuvez pas lui accéder en tant que entité propre en dehors de sa base de données. Pour cette raison, quand vous supprimez un objet de la base de données tel qu'une table ou un formulaire, elle n'entre pas dans la corbeille. Par conséquent, l'action de suppression est irréversible. Toutes les fois que vous êtes dans le doute, ne pas supprimer un objet de la base de données, particulièrement une table.

Étude pratique :  Supprimer une base de données

  1. La base de données Bethesda Car Rental1 devrait encore être ouverte
    Dans la fenêtre de la base de données, cliquez Formulairs
  2. Cliquez Custumers2 pour le le sélectionner
  3. Sur votre clavier, appuyez la touche d'effacement
  4. Quand un message d'avertissement est affiché, le lire et cliquer oui
  5. Dans la fenêtre de la base de données, cliquez Tables
  6. Droit-cliquez la table CarsToConsiderRetiring et cliquez Supprimer
  7. Pour vérifier la taille de la base de données en cours, sur le menu principal, cliquez      Fichier - > Propriétés de la base 
  8. Vérifier la taille dans la page Générale des propriétés et cliquez Annuler pour fermer la zone de dialogue des propriétés

Compacter et réparer une base de données

Comme mentionné déjà, une fois que vous avez créé un fichier de base de données, il occupe une certaine quantité d'espace mémoire qui peut s'agrandir ou se rétrécir sans votre intervention directe :

Quand vous ajoutez un objet à la base de données, le fichier de la base de données s'agrandi  nécessairement. Quand vous enlevez un objet, l'espace mémoire qu'il occupait est laissé vide. Ceci s'applique également quand vous continuez à enlever des objets :

L'ordinateur est censé récupérer l'espace que ces objets précédents utilisaient. Malheureusement, ce n'est pas le cas. La majeure partie du temps, cet espace est laissée vide mais ne peut pas être accédée par l'ordinateur. Ceci signifie que l'espace mémoire ne peut pas être rendu disponible à d'autres applications. Pour récupérer cet espace mémoire, vous pouvez compacter la base de données. Quand ceci est fait, le fichier est rétréci pour occuper seulement la place nécessaire et libère les sections inutilisées :

Pour compacter une base de données, sur le menu principal,  cliquez Outils - > Utilitaires de base de données - > Compacter et réparer une base de données (dans Microsoft Access 97, la compacte et réparer la base de données  sont deux items séparés du menu ). Dans Access 2003 cliquez Outils -> Utilitaires de base de données ->Compacter une base de données

Étude pratique :  Compacter une base de données

  1. La base de données  Bethesda Car Rental1 devrait encore être ouverte. Si vous voulez, vérifiez encore la taille de base de données,
    Sur le menu principal, cliquez Outils - > Utilitaires de base de données- > Compacter une base de données…
  2. Quand l'opération a été accomplie, sur le menu principal, cliquez Fichier - > Propriétés de la base…
  3. Notez que la taille de la base de données a été réduite. Cliquez Annuler pour fermer la zone de dialogue des propriétés.

Entretien des objets importés

Comme la plupart des autres applications informatiques, une base de données est un produit qui peut tirer bénéfice des révisions et des améliorations régulières. Il y a diverses opérations liées à l'entretien de base de données, y compris renommer les objets, changer l'ordre des champs, appliquer des clients rétroactifs. Nous avons déjà effectué certaines de ces actions telles que renommer des champs d'une table en Mode feuille de données et en Mode création.

Toutes les fois que vous importez un objet de base de données d'une source extérieure, pour être compris par Microsoft Access, son champ de données doit recevoir une certaine configuration que vous pouvez ne pas aimer. Pour cette raison, après importation d'une table à partir d'un fichier de texte ou d'une feuille de calcul de Microsoft Excel, vous devriez le passer en revue Mode création et personnaliser les champs au besoin. La majeure partie du temps, à chaque champ de texte importé serait assigné une taille de champ de 255 caractères. Si un champ est numérique, vous devez le passe en revue et indiquer le type de données numérique approprié. Si vous importez une feuille de calcul avec un champs contenant des valeurs monétaires son champ serait traduit en type de données Devise.

Microsoft Excel et les fichiers de texte n'ont pas le concept de NuméroAuto. En important des données d'une source extérieure, si vous voulez utiliser un champ NuméroAuto sur le nouvel objet, vous devriez laisser Microsoft Access créer un nouveau champ comme clef primaire. Dans ce cas-ci, Microsoft Access la créerait également comme NuméroAuto. Si vous décidez de créer votre propre clef primaire et si l'objet contient déjà des données, vous ne pouvez pas le changer en NuméroAuto,.

Si vous liez votre base de données à un objet externe, vous ne devrez pas modifier sa structure parce que votre base de données n'est pas censée contrôler ceci. Votre base de données dans ce type de scénario est principalement utilisée pour la saisie de données. C'est pourquoi vous devrez prendre une décision entre l'importation et la liaison.

Étude pratique :  Adapter les objets importés

  1. Ouvrez la base de données GCS que vous avez créée en haut
  2. De la section Tables de la fenêtre de base de données, double-cliquez la table Customers pour l'ouvrir en mode feuille de données
  3. Après avoir visionner de table, la commuter en mode création
  4. Double-cliquez ID pour la sélectionner. Dactylographier CustomerID et appuyez F6
  5. Changez sa légende en Customer ID
  6. Dans la section supérieure de la table, double-cliquez HomePhone. Dactylographiez CustomerPhone et continuer la table comme suit :
     
    Nom de champ Taille de champ Masque d'entrée Légende Requis
    FirstName 20 Prénom Non
    LastName 20   Nom Oui
    CustomerPhone 20 ! \ (999 ") « 000 \ - 0000 ; 0 ; _ Numéro de téléphone  
    Notes        
  7.    Enregistrez la table et la fermer

Copie de sauvegarde des données des objets

 

Si vous travaillez sur une base de données complexe et devez réaliser quelques essais dessus, vous devriez éviter l'utilisation de l'original de l'objet pour l'essai car il pourrait être sali. L'alternative est de créer une copie de l'objet ou de la base de données elle-même. Il est important de se rappeler que les données résident sur des tables. Pour cette raison, si vous copiez un formulaire ou une requête et changez les données, par exemple si vous supprimez un enregistrement, l'enregistrement sera supprimé de la base de données. Si vous copiez une table et faites les changements d'enregistrement sur la nouvelle table, vous serez sûr parce qu'une telle table aurait un nouveau et indépendant enregistrement défini.

Pour faire une copie de sauvegarde de n'importe quel objet qui fait partie de votre base de données, vous pouvez le droit-cliquez et cliquer Copier. Puis droit-cliquer la même fenêtre et cliquer Coller. Puisque deux objets (de la même catégorie) ne peuvent pas avoir le même nom, une zone de dialogue s'afficherait pour demander un nouveau et différent nom pour l'objet que vous copiez.

Étude pratique :  Copie de sauvegarde d'une base de données

  1. Ouvrez la base de données Bethesda Car Rental1 et, dans la fenêtre de base de données, cliquez Tables
  2. Pour faire une copie de protection d'une table, droit-cliquez la table VariousOrders et cliquez Sauvegarder Sous.... Si vous utilisez Microsoft Access 97, cliquez le deuxième bouton station (dans la base de données en cours comme)
  3. Placez le nom de la table à OrderProcessing et cliquez OK 

Copie de protection de base de données

Quand vous travaillez régulièrement avec une base de données, vous devriez toujours faire une copie de protection de votre base de données, au cas où quelque chose de mauvais se produirait comme un accident complet de l'ordinateur où vous ne pouvez pas récupérer les données. Dans la plupart des cas aussi, particulièrement si vous avez un client à qui vous avez développé un produit, vous devriez tirer une copie de la base de données pour donner pour fournir tout en gardant l'original.

Pour tirer une copie de sauvegarde d'une base de données, vous pouvez ouvrir Explorateur Windows ou Poste de de travail, localiser le dossier dans lequel la base de données est située, puis la droit-cliquer et cliquer Copier. Si vous droit-cliquez la même fenêtre et cliquez Coller, une copie de la même base de données serait créée avec un nom commençant par     copy de… Si vous droit-cliquez un autre dossier et cliquez Coller, une nouvelle copie de la base de données avec le même nom serait créée dans le nouveau dossier.

Vous pouvez également tirer une copie de sauvegarde d'une base de données pour distribuer aux collègues, aux employés, aux étudiants, ou aux clients, etc. dans ce cas-ci, vous pouvez le copier de Explorateur Windows ou de Poste de travail et le coller dans une disquette souple. Si la base de données est trop grande, comme  Bethesda Car Rental1 en cours (parce qu'il s'est développé beaucoup après avoir ajouté les images), elle ne s'adapterait pas dans une disquette. Dans un tel cas, vous pouvez la zipper en utilisant le logiciel pour zipper, et probablement l'étendre sur plusieurs disquettes. La meilleure alternative est probablement de mettre sur un CD-ROM. Puisque de nos jours, la plupart des ordinateurs sont livrés avec un lecteur CD, il ne devrait pas être difficile de faire ceci.

Si vous avez un système plus avancé de copie de sauvegarde pour votre ordinateur, vous pouvez également l'utiliser régulièrement pour la protection votre base de données. Car les systèmes de copie de protection sont différents, si vous avez un, il vous fournirait l'information sur comment procéder.

Les exercices suivants sont complètement facultatifs.

Étude pratique :  Copie de protection d'une base de données

  1. Ouvrez la base de données Clarksville Ice Scream2 
  2. Pour la compacter, sur le menu principal, cliquez Outils - > Utilitaires de base de données - > Compacter une base de données
  3. Fermez Microsoft Access
  4. Ouvrez Explorateur Windows et mettez une disquette dans l'unité de disquette souple (A :). Droit-cliquez l'unité A: et cliquez le Formater…
  5. Après formatage du disque, cliquer Fermer sur 
  6. Toulours sur Explorateur Windows, sur la fenêtre gauche, sélectionnez votre dossier Exercices 
  7. Sur la fenêtre droite, cliquez Clarksville Ice Scream2 et le trainer la disquette pour le copier
  8. Pour copier la base de donnée sur le  CD-R, mettez un CD vierge dans votre unité de lecteur CD
  9. Si une fenêtre s'affiche vous demandant de créer un CD, vous pouvez l'utiliser. si rien ne s'affiche, Dans la fenêtre de droite de Explorateur Windows, droit-cliquez Bethesda Car Rental1, positionnez la souris sur Envoyer vers et cliquez le non du lecteur qui est le CD-R

Fichiers MDE 

Si vous avez créé une base de données et avez décider de la distribuer ou la donner à un client, un collègue ou aux employée, il seront tentés d'ouvrir le formulaire en mode création et possiblement modifier leur structure. Il y a deus désavantages pour une telle action. Ils pourront compromettre ou corrompre le travail, possiblement le rendre obsolète. Certains mauvais yeux pourront décider de chier sur votre dur travail des code VBA. Microsoft Access vous permet rendre certaines ou la plupart de ses actions difficiles ou impossibles

un fichier MDE est une base de données compilée par Microsoft Access ainsi les utilisateurs de la base de données ne peuvent pas changer la conception des formulaires ou des états, créer un nouveau formulaire ou état, afficher ses code VBA , ou importer les formulaires ou les états ou code VBA .

Pour créer un fichier MDE de votre base de données, après l'avoir ouverte, sur le menu principale, cliquez Outils -> Utilitaires de base de données -> Créer un fichier MDE…

Practical Learning:  Créer un fichier MDE

  1. Ouvrez la base de onnées Rockville Techno
  2. Sur le menu principal, cliquez Outils -> Utilitaires de base de données -> Créer un fichier MDE…
 

Résumé de la leçon

 

Matière du MOUS (Microsoft Office User Specialist)

S21 Utiliser le presse papier Office
S42 Importer les données dans une nouvelle table
S43 Sauvegarder une table, une requête, un formulaire comme une page Web
S46 Faire une copie de protection et restaurer une base de données
S47 Compacter et réparer une base de données

Exercises 

Yugo National Bank

  1. Ouvrez Yugo National Bank.
    Ouvrez la table Customers en mode création et définissez les propriétés suivantes
     
    Field Name Valeur par Défaut  Requis Indexé
    AccountNumber   Yes (No Duplicates)
    CustomerName   Yes  
    Address   Yes  
    City   Yes  
    State   Yes  
    ZIPCode   Yes  
    Country "USA"    
    HomePhone   Yes  

    Sauvegardez et fermez la table

  2. Ouvrez la table Employees en mode création et changez les propriétés suivantes
      
    Field Name valeur par Défaut  Requis Indexé
    EmployeeNumber     Yes (No Duplicates)
    LastName   Yes  
    WorkPhone "(410) 653-1309"    
    Country "USA"    

    Sauvegardez et fermez la table

  3. Ouvrez la table transactions en mode création et changez les propriétés suivantes
      
    Field Name valeur par Défaut Requis Indexé
    EmployeeID Delete the 0 Yes  
    CustomerID Delete the 0 Yes  
    TransactionTypeID Delete the 0 Yes  
    TransactionDate   Yes  
    TransactionNumber   Yes Yes (No Duplicates)
    ServiceCharge 0    
    ChargeReasonID Delete the 0    

    Sauvegardez et fermez la table

  4. Sauvegardez le formulaire Employees comme HTML et acceptez tous les défauts
  5. Sauvegardez la table Customers comme une feuille de calcul MS Excel (Outils -> Liaisons Office -> Analyse avec MS Office Excel)
  6. vérifiez la taille de la base de données. alors compactez la

Watts A Loan

 
  1. Ouvrez la base de données Watts A Loan.
    Ouvrez la table Customers en mode création et définissez les propriétés suivantes
     
    Field Name valeur par Défaut Requis Indexé
    AccountNumber     Yes (No Duplicates)
    LastName   Yes  
    Address   Yes  
    City   Yes  
    State "MD" Yes  
    ZIPCode   Yes  
    Country "USA"    
    HomePhone   Yes  

    Sauvegardez et fermez la table

  2. Ouvrez la table Employees en mode création et changez les propriétés suivantes
      
    Field Name valeur par Défaut Requis Indexé
    LastName   Yes  
    WorkPhone "(410) 781-6238"    
    State "MD"    
    Country "USA"    

    Sauvegardez et fermez la table

  3. Ouvrez la table transactions en mode création et supprimez les nombre 0 dans la propriété Valeur par défaut du champ EmployeeID. supprimez les nombre 0 dans la propriété Valeur par défaut du champ CustomerID. Définissez 0 comme valeur par défaut  du champ TransactionAmount
  4. Ouvrez la table LoanProcessing en mode création et changez les propriétés suivantes
      

    Field Name valeur par Défaut Requis
    EmployeeID   Yes
    DateProcessed   Yes
    CustomerID   Yes
    TypeOfLoan 1 Yes
    LoanAmount 0  
    InterestRate 0.0875  
    RegularPaymentsDueOn "The 25th of the month"  

    Sauvegardez et fermez la table

  5. Ouvrez la table Customers. Sélectionnez tous les enregistrements (Ctrl + A -> Ctrl + C) et Coller la sélection dans Notepad. Sauvegardez le fichier texte sous le nom WAL Employees dans votre dossier Mes Documents
  6. Sauvegardez la table Employees comme texte

 

 
 

Previous Copyright © 2002-2004 Yevol Next