Page d'Accueil

Conception d'un état

 

Caractéristiques de la fenêtre d'un état

 

Introduction

Comme vous l'avez certainement réalisé, les états jouent un rôle très important dans une base de données, car ils sont la source principale d'impression de l'information. Pour cette raison, vous devrez prêter une attention particulière à leur conception.

Comme un formualire, un état a un aspect rectangulaire mais son principal but est de vous donner une idée de ce à quoi vos données vont ressembler une fois qu'elles seront imprimées sur du papier. Comme un formulaire, un état peut obtenir ses données d'une table, d'une requête, ou d'un énoncé SQL.

Comme un formulaire, un état peut également être réalisé avec une information qui n'est stockée dans aucune table ou aucune requête. Comme un formulaire, un état peut être rédigé à partir d'une combinaison de données provenant des tables ou des requêtes et une information calculée. Par conséquent, avant de créer un état, pendant la mise en place de votre projet, vous devrez savoir d'où vous viendront les informations.

Étude pratique : Créer un état 

  1. Ouvrez la base de données Bethesda Car Rental1 et, dans la fenêtre de la base de données, cliquez Etats.
  2. Pour préparer les données pour un nouvel état, sur le menu principal, cliquez Insertion  - > Requête.
  3. Dans la zone de dialogue Nouvelle requête, cliquez Mode création et cliquez OK.
  4. Dans la page des propriétés des tables de la zone de dialogue Afficher la table, double-cliquez CarCategories et Cars, puis cliquez Fermer.
  5. Dans la liste CarCatégories, double-cliquez Category.
  6. Dans la liste Cars, double-cliquez TagNumber, Make, model, et CarYear.
  7. Sauvegardez la requête comme CarsByCategory.
     
  8. visionnez l'énoncé SQL de la requête puis visionnez préalablement et fermez la requête.
  9. Pour commencer un nouvel état, dans la section Etats de la fenêtre de la base de données, si vous utilisez MS Access 97, cliquez Nouveau; dans la zone de dialogue Nouvelle état, cliquez Assistant état et cliquez OK.
    Si vous utilisez MS Access >= 2000, double-cliquez Créer un état à l'aide l'Assistant.
  10. Dans la première page de l'assistant, dans la boîte bascule Tables/Requêtes, sélectionnez la requête : CarsByCategory.
  11. Cliquez le bouton Sélectionner tout et cliquez suivant.
     
  12. Dans la deuxième page, cliquez Par Cars et cliquez suivant.
  13. Dans la troisième page, s'assurer qu'il n'y a aucune ligne bleue dans liste de droite. Si vous en voyez, cliquez le bouton écarter
     

     
    Cliquez suivant.
  14. Acceptez les défauts de la quatrième page et cliquez suivant. 
  15. Dans la cinquième page, cliquez le bouton station tabulaire  dans la section Disposition et cliquez suivant.
     
  16. Dans la sixième page, cliquer modèle Société et cliquez suivant. 
  17. Placez le titre de l'état à CarsByCategory et cliquez Terminer.
  18. Imprimez l'état.
  19. Après avoir visionné l'état, cliquez Fermer.
 

Les caractéristiques statiques d'un état 

Sans être un morceau de papier physique, un état est principalement une fenêtre avec les caractéristiques régulières qui sont des objets tels :

  • La barre de titres : Comme un formulaire, un état commence avec une barre de titres au dessus. Elle est divisée en trois sections
     
  • L'icône de système : elle est équipée de son menu de système qui peut être utilisé pour réduire au minimum, agarandir, restaurer, se déplacer, redimensionner, ou fermer l'état.
     
  • La zone principale de la barre de titres affiche un menu auand vous le droit-cliquez.
     
  • Le côté droit de l'état est équipé des boutons de système Windows.

À la différence du formulaire, vous n'avez aucune possibilité de changer la barre de titres, le menu de système, ou les boutons de système d'un état. Même si vous pouvez les changer (en faisant une programmation, en utilisant probablement l'application Win32 ), vous devrez vous en abstenir car le but principal d'un état est d'imprimer l'information et que les utilisateurs en fasse bon usage.

La largeur d'un état 

La largeur d'un état est la distance allant de sa gauche à son extrémité droite. Tandis qu'une largeur de formulaire est utilisée pour décider de l'espace à rendre disponible pour afficher les contrôles du formulaire, la largeur d'un état joue un rôle légèrement différent. L'utilisateur l'utilise pour effectuer les deux principaux types d'affichage : Portrait ou paysage, pendant l'impression de l'état.

Si vous créez un état en utilisant l'Qssistant état, dans la 4ème page de l'assistant, la section Disposition peut être utilisée pour suggérer l'orientation prévue :

Si vous choisissez l'option des colonnes, les contrôles seront définis du côté gauche de l'état. Ceci est approprié pour une orientation Portrait. Si vous choisissez tabulaire, les contrôles seront alignées sur les côtés supérieurs de l'en-tête et de la section de Détail de la page. S'il y a beaucoup de contrôles, l'orientation utilisée devrait être paysage.

Pour indiquer la largeur d'un état, en Mode création, vous pouvez placer la souris sur son extrémité droite et traîner dans la direction de votre choix.

En créant un état, vous pouvez le préparer pour l'affichage en portrait ou paysage selon la largeur que vous définissez, bien que les utilisateurs soient aussi libres d'utiliser un affichage de leur choix. Normalement, si vous voulez que l'état soit imprimé dans en portrait ou paysage, vous devrez lui donner une largeur d'au moins 6/2. Pour préparer un paysage pour l'impression d'un état, vous pouvez placer sa largeur au moins à 11. Dans ce cas-ci, vous devrez également faire savoir à l'utilisateur que l'état est prévu en paysage. Autrement, si l'utilisateur imprime en portrait, le côté droit de l'état apparaîtra dans une page séparée.

 

Les sections d'un état 

 

Les sections régulières d'un état 

Un formulaire utilise la plupart de temps des sections d'un en-tête de formulaire et de pied de page du formulaire. Un formulaire peut également être équipé des sections de pages invisibles. Un état quant à lui peut être équipé d'autant de sections si vous le jugez nécessaire. Ceci signifie que le concept et la conception d'un état fournissent des options additionnelles comme un formulaire.

Si vous créez un état directement en Mode création, il sera équipé des sections d'un en-tête de page, de Détail, et de pied de page. Si vous voulez ajouter des sections d'un en-tête d'état  et de pied de page d'état, vous pouvez droit-cliquer n'importe où dans l'état en Mode création et cliquer En-tête et pied de page de l'état.

Si vous créez un état en utilisant L'Assistant état, il serait directement équipé des sections d'un en-tête de l'état et d'un pied de page de l'état.

Étude pratique : Créer les sections régulières

  1. Pour commencer un nouvel état, sur le menu principal, cliquez Insertion - > Etat.
  2. Dans la zone de dialogue Nouvel état, cliquez Assistant Etat.
  3. Dans la boîte bascule, sélectionnez CarCategories et cliquez OK.
  4. Dans la première page de l'Assistant, s'assurer que la table CarCategories est sélectionnée dans la boîte bascule Tables/Requêtes.
    Dans cette page, cliquez le bouton Sélectionner tout
  5. Dans la liste Champs sélectionnés, double-cliquez CarCategoryID et Notes pour les enlever.
     
  6. Cliquez suivant.
  7. Dans la deuxième page, s'assurer qu'il n'y a aucune ligne bleue dans la liste droite.
     


    Cliquez suivant.
  8. Dans la troisième page, acceptez tous les défauts et cliquez suivant.
  9. Dans la quatrième page, dans la section Disposition, s'assurer que le bouton station tabulaire est sélectionné et cliquez suivant.
  10. Dans la cinquième page, s'assurer que le style Société est choisi et cliquez suivant.
  11. Placer le titre de l'état à Taux de la location et cliquez Terminer.
  12. Visionnez l'état avant de le fermer.

Sections personnalisées d'un état

Il est facile d'ajouter des sections traditionnelles à un état: l'en-tête de l'état, l'en-tête de page, la barre Détails, la section pied de page de l'état, pendant la conception.  Microsoft Access vous permet d'ajouter d'autres sections de votre choix si vous le jugez nécessaire. Une section peut ainsi être personnalisée et peut être utilisée pour créer une catégorie des données devant être présentées. Par exemple, si vous travaillez sur une base de données relatives à une affaire de ventes intensives, vous pouvez créer une section qui afficherait le nom d'un vendeur et puis les ventes qu'il a réalisées.

Une section personnalisée dans un état s'appelle un groupe. Par conséquent, pour créer une nouvelle section, vous créez en fait un niveau de groupe. Si vous créez un état en utilisant l'assistant état, pour obtenir une ou plusieurs sections additionnelles, dans la deuxième page de l'assistant, vous pouvez sélectionner un champ dans la liste de gauche et l'ajouter à la  liste de droite.

Si vous avez déjà créé un état, pour ajouter une nouvelle section, vous pouvez la droit- cliquer et cliquer trier et grouper. Vous pouvez également cliquer le bouton Trier et grouper sur la barre d'outils en Mode création des état. Vous pouvez également cliquer Affichage - > Trier et grouper dans le menu principal. N'importe laquelle de ces actions ouvrira la fenêtre Trier et grouper.

Pour créer une nouvelle section, sous la colonne Champ/Expression, vous pouvez cliquer un champ pour afficher sa boîte bascule. sélectionnez alors un groupe de votre choix. Le choix d'un champ vous permet seulement de décider du type de groupe que vous voulez créer. Pour afficher réellement le groupe, dans la section inférieure de la fenêtre Trier et grouper, vous pouvez définir la propriété de l'en-tête de groupe à oui. En plus, si vous voulez que la section ait sa fermeture sous la section Détail, vous pouvez définir la propriété Pied de page du groupe à oui.

Étude pratique : Créer les sections personnalisées

  1. Pour commencer un nouvel état, sur le menu principal, cliquez Insertion - > Etat.
  2. Dans la zone de dialogue Nouvel état, cliquez Assistant Etat.
  3. Dans la boîte bascule sélectionnez Cars et cliquez OK.
  4. Dans la première page de l'Assistant, s'assurer que la table Cars est sélectionnée dans la boîte bascule Tables/Requêtes. Pour la liste Champs disponibles, double-cliquez TagNumber, make, model, CarYear, et CarCategoryID.
  5. Cliquez suivant.
  6. Dans la deuxième page, si une catégorie est sélectionnée et représentée par le bleu dans la liste droite, cliquer le bouton enlever champ pour l'enlever.
    Dans la liste droite, double-cliquez CarYear.
     
  7. Cliquez suivant .
  8. Dans la troisième page, ne changez rien et cliquez suivant.
  9. Dans la quatrième page, cliquez le bouton station Aligner à gauche 1.
     
  10. Cliquez suivant .
  11. Dans la cinquième page, s'assurer que le style Société est choisi et cliquez suivant.
  12. Changer le titre de l'état en cars Year et cliquer Terminer.
     
  13. Imprimez l'état.
  14. Après avoir visionné l'état, cliquez Fermer.
  15. Pour modifier un état existant, dans la section Etats de la fenêtre de la base de données, double-cliquer l'état CarsbyCategory.
  16. Après l'avoir visionné, le muter en Mode création.
  17. Sur la barre d'outils en mode création de l'état, cliquez le bouton Trier et grouper
  18. Dans la première boîte bascule sous le foyer Champ/expression, sélectionnez Category et accepter d'avoir son ordre de tri croissant.
  19. Dans la section Propriétés du groupe de la fenêtre, définissez l'en-tête du groupe à oui.
     
  20. Fermer la fenêtre Trier et regrouper .
  21. Dans le côté gauche de la section Détail, traîner la boîte de textes Category et la placer sous la barre En-tête de catégorie.
     
  22. Visionner l'état en aperçu avant impression et l'imprimer.
  23. Après avoir visionné l'état, le sauvegarder et le fermer.

Propriétés des sections d'un état

Les états de Microsoft sont parmi ses dispositifs les plus valables. Bien qu'un état soit principalement un moyen d'imprimer des données, il peut être créé comme magazine, journal, brochure, ou même comme un livre. Ceci est fait en configurant ses sections convenablement.

Exceptés quelques détails, chaque section d'un état peut être créée comme combinaison d'un commencement et d'une fin. Pour rendre leur comportement efficace, les sections d'un état sont arrangées de sorte que certaines d'entre elles puissent être inclues à l'intérieur des autres. Basé sur ceci, chaque section peut être configurée pour un fait précis.

Si vous créez un état régulier qui affiche un enregistrement par page, vous ne pouvez pas avoir besoin des sections En-tête de l'état et de pied de page de l'état. Si vous créez une brochure ou un document qui apparaît comme catalogue ou livre, vous pouvez alors avoir besoin de ces sections. Les sections apparaîtraient comme suit :

  • La section En-tête de l'état est la première page de l'état. Elle peut être créée et configurée comme la couverture d'un magazine ou d'une brochure. Si vous créez un état régulier, vous pouvez utiliser l'en-tête de l'état pour afficher une étiquette qui apparaîtrait au début du document imprimé même s'il n'apparaît pas sur sa propre page. Par exemple, une section En-tête de l'état peut être utilisée pour créer un titre pour l'état.
  • L'en-tête de page apparaît sur chaque morceau de papier imprimé sauf si l'état contient une section En-tête de l'état et la section En-tête de l'état etant dans l'ensemble des pages configurées, l'en-tête de page n'apparaîtra pas à la première page imprimée.
  • La section Détails est utilisée pour afficher les données régulières de l'état. Elle est présentée à chaque page excepté sur la première si l'état inclut un en-tête de l'état et sur le bout si l'état inclut des sections pied de page de l'état.
  • La section Pied de page  est comme la section qui affiche des numéros de page ou des notes de bas de page d'un livre. Elle apparaît à chaque page.
  • La section Pied de page de l'état est la dernière page du document. Elle est comme la couverture arrière d'un livre ou d'un magazine.

Si vous créez un magazine, une brochure, un bulletin de plusieurs pages, ou un livre, chaque section a une propriété appelée Saut de Page, excepté l'en-tête de page et les sections Pied de page. Nous avons mentionné que l'affichage de ces deux sections se fait à chaque page. Par conséquent, la propriété Saut de Page vous permet de demander à Microsoft Access de commencer une nouvelle page qui est ensuite une section particulière. Par exemple, si vous créez une brochure ou un catalogue, vous pouvez définir les contrôles qui contiennent des informations sur les produits vendus dans la section Détails. Dans ce cas-ci, vous ne pouvez pas devoir forcer une nouvelle page parce que l'état continuerait automatiquement la liste des produits sur la page suivante. D'une part, si vous créez un livre de paie pour des employés, vous voudrez à chaque fois que chaque contrôle s'affiche à sa propre page. De la même manière, si vous créez des états de catégorie pour des étudiants, vous aurez besoin des informations d'affichage sur la page de chaque étudiant. Dans ce cas-ci, vous devrez utiliser la propriété Saut de Page en conséquence.

La propriété Saut de Page a les valeurs suivantes :

  • Non : L'état sera gardé « comme il est », aucun souci pour la nouvelle page. C'est utilisé par défaut sur la plupart des états d'une seule page.
  • Avant section : Il y aura une nouvelle page juste avant cette section. Ceci signifie que cette section « ne sera pas attachée » à la section précédente. En outre, cette section peut « être attachée » à la prochaine section, mais pas à la précédente.
  • Après section : Cette section sera d'abord « fermée ». En d'autres termes, la prochaine section commencera sur sa propre page. En outre, cette section sera attachée à la section précédente mais pas à la prochaine.
  • Avant et ensuite : Cette section « sera isolée ». En d'autres termes, elle ne sera attachée ni aux sections précédentes ni aux prochaines.
  •  

 

Étude pratique : Configuration des sections

  1. Pour commencer un nouvel état, sur le menu principal, cliquez Insertion - > Etat.
  2. Dans la zone de dialogue nouvel Etat, cliquez Assistant Etat et cliquez OK.
  3. Dans la première page de l'assistant, dans la boîte bascule Tables/Requêtes, sélectionnez la Table : Cars.
  4. Cliquer le bouton tout sélectionner
  5. Dans la liste Champs sélectionnés, double-cliquez CarID pour l'enlever de la liste (vous pouvez la garder mais nous n'aurons pas besoin vraiment d'elle).
     
  6. Cliquez suivant.
  7. Dans la deuxième page, cliquez le bouton enlever pour s'assurer que le groupe CarCategoryID n'est pas créé.
     
  8. Cliquer suivant.
  9. Dans la troisième page, acceptez les défauts et cliquez suivant.
  10. Dans la quatrième page, dans la section Disposition, cliquez le bouton station verticale et cliquez suivant.
  11. Dans la cinquième page, s'assurer que le style société est choisi et cliquez suivant.
  12. Placer le titre de l'état à catalogue des voitures et cliquez Terminer.
  13. Après avoir visionné l'état, le muter en Mode création.
  14. Augmenter les sections en-tête et pied de page de l'état pour plus de 2 divisions chacune pour les rendre utilisable.
  15. Pour ajouter un nouveau niveau de groupe, droit-cliquez la barre des titres de l'état et cliquer Trier et grouper.
  16. Dans la première boîte bascule sous Champ/expression, sélectionnez CarCategoryID.
  17. Dans la section Propriétés du groupe de la fenêtre, définissez l'en-tête du groupe à oui et fermez la fenêtre Trier et regrouper.
  18. Puisque nous ne mettrons réellement rien dans la section en-tête de CarCategoryID, réduisez sa taille complètement.
  19. Pour créer une page de couverture pour le catalogue, double-cliquez la barre En-tête de l'état. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez l'étiquette Format et définissez la propriété Saut de page à après section.
  20. Pour créer une page de couverture arrière pour le catalogue, double-cliquez la barre Pied de page de l'état. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez l'étiquette format et définissez la propriété Saut de page à avant section.
  21. pour s'assurer que chaque catégorie commence sur sa propre page. Sur l'état, double-cliquez la barre En-tête CarCategoryID. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez l'étiquette format et définissez la propriété Saut de page à avant et après section.
  22. Pour la conception de l'état, traîner la boîte bascule de CarCategoryID et la placer juste sous la barre En-tête de page ainsi elle devient dans la section en-tête de page (de cette façon, elle s'affichera sur chaque page) (il y a beaucoup à faire pour la conception de ce catalogue. Actuellement, déplacez seulement les contrôles autour. Vous pouvez ajuster les propriétés telles que la police, les couleurs, etc., dans les prochaines leçons).
  23. Sauvegdez et fermer l'état.
 

Résumé de la leçon

 

Matières de MOUS (Microsoft Office User Specialist)

S35 Créer un état avec l'Assistant Etat
S36 Visionner avant impression et imprimer un état
S40  Employer les sections de l'état (en-têtes, Pied de page, et Détails)

 

 
 

Précédent Copyright © 2007, Yevol Suivant